点击上方蓝色字体&＃xff0c;关注我
B端通用批量数据导入方案设计
文 | 3548字
估计阅读 | 9分钟
引题
B端产品经常遇到大量数据录入的需求。如春季招聘完成后&＃xff0c;给新招的120个员工建立员工档案&＃xff0c;并创建员工帐号。如果逐条将大量的数据录入系统&＃xff0c;将花费用户不少的时间。
新员工的员工信息通常会填写在一个excel表格中&＃xff0c;人力在汇总后&＃xff0c;录入系统。
如果逐个录入&＃xff0c;每创建一个员工的员工档案&＃xff0c;有以下几个步骤&＃xff1a;
1. 打开创建员工档案的表单页&＃xff1b;
2. 对照着员工信息&＃xff0c;在表单中输入员工姓名、手机号、身份证号······&＃xff1b;
3. 保存数据&＃xff1b;
4. 打开新的表单页&＃xff0c;重复以上操作。
如果录入1个员工需要1分钟&＃xff0c;120个员工&＃xff0c;就需要花费2个小时。
与此同时&＃xff0c;用户在大量地、重复做同样的操作时&＃xff0c;犯错的概率也会增加。这导致录入的数据可能出现问题。
将张三的身份证号&＃xff0c;错误地粘贴到了李四的员工档案中&＃xff0c;或者填写到其他的字段中。
在批量数据录入场景下&＃xff0c;数据导入功能&＃xff0c;用户可以将正确的原始数据整理到表格中&＃xff0c;快速导入到数据库。有效解决“逐条数据录入效率低下”和“操作失误导致数据错误”问题。
如何设计批量数据导入功能&＃xff1f;
用户在批量导入数据前&＃xff0c;需要先将要录入系统的数据&＃xff0c;整理成导入文件。再将导入文件上传到系统中&＃xff0c;系统完成数据校验后&＃xff0c;再将导入文件中的数据&＃xff0c;写入数据库。
从这个流程可以得出&＃xff0c;批量数据导入功能的核心点有&＃xff1a;合理设计导入模版、明确数据校验规则、异步导入数据、导入结果处理。
▋1.合理设计导入模版
由于excel具备强大的批量数据处理能力和便捷的操作体验&＃xff0c;用excel整理导入文件是最合适的方式。
但用户自己并不清楚导入数据要如何整理导入文件中。因此&＃xff0c;我们需要设计一个导入模版&＃xff0c;按业务数据表的格式要求&＃xff0c;对要导入的数据进行格式规范&＃xff0c;确保要导入的数据合法。
员工信息表中“性别”字段的要求是&＃xff1a;必填、枚举类型(男、女)。若导入表格中对应列的值出现了空值或“不详”&＃xff0c;则数据非法。
导入非法的数据&＃xff0c;就会导致业务数据出现错误。
在设计导入模版时&＃xff0c;要根据业务的实际情况&＃xff0c;梳理出所有的字段&＃xff0c;确定每个字段的格式要求&＃xff0c;并给出对应的提示信息。具体要求如下&＃xff1a;
1. 明确字段格式&＃xff1a;关键字段都要有明确的要求&＃xff0c;以引导用户准确整理导入文件。如手机号字段必须是11位数字&＃xff0c;性别必须是男、女中的一个值&＃xff1b;
2. 精确到最小颗粒&＃xff1a;导入模版中的每一列&＃xff0c;都要精确到最小颗粒&＃xff0c;尽量不要将多个字段混在一列中&＃xff0c;否则在校验数据时&＃xff0c;必须要先拆分单元格的内容&＃xff0c;才能对单个数据值进行校验&＃xff0c;增加数据校验的复杂度。如省、市、区应该分3列&＃xff0c;而不是一列导入&＃xff1b;
3. 在表格中给出填写规范提示信息&＃xff0c;以减少用户填写错误的概率。
在导入数据前&＃xff0c;要引导用户下载导入模版&＃xff0c;并按模版中的格式要求&＃xff0c;整理好需要录入系统的数据。
▋2.明确数据校验规则
2.1导入文件格式校验
数据校验的第一步&＃xff0c;是校验导入文件的格式是否正确。如果导入文件格式只支持excel&＃xff0c;而用户上传了pdf格式的文件&＃xff0c;那导入一定无法完成。
2.2导入文件表头校验
格式校验没问题后&＃xff0c;再校验导入文件表头是否与数据表中&＃xff0c;需要导入的字段是否匹配。
表头校验的方法是&＃xff1a;将导入文件的表头每个字段与数据表需要导入的字段逐一比对&＃xff0c;检查同一序号对应列的字段名是否一致。只有导入文件所有字段序号和字段名与数据表完全一致时&＃xff0c;导入文件表头校验才匹配。
导入文件中第一列是“手机号”&＃xff0c;但数据表第一列是“姓名”&＃xff0c;即为不匹配&＃xff1b;
导入文件第一列是“手机号”&＃xff0c;数据表第一列是“手机号码”&＃xff0c;也是不匹配。
数据导入时&＃xff0c;系统会按照字段名进行匹配&＃xff0c;将导入文件中的数据&＃xff0c;写入数据表中对应位置的、同名的字段中。
若不匹配&＃xff0c;在数据导入时&＃xff0c;导入文件中的数据无法找到对应的数据表字段&＃xff0c;从而无法导入。
2.3导入文件字段值校验
表头校验正常后&＃xff0c;再对导入文件中具体的字段值做校验&＃xff0c;确认其是否合法。
如果不对字段值进行合法性校验&＃xff0c;直接导入到数据表中&＃xff0c;就有可能导致业务数据错误&＃xff0c;甚至引发严重事故。
导入文件中“奖励积分”列的值&＃xff0c;本来应该填写奖励的积分数量&＃xff0c;但被错误地填入了用户手机号&＃xff0c;结果导致每个用户发放了100多亿个积分。
字段值校验的方法是&＃xff1a;根据数据表对各个字段值的格式定义&＃xff0c;逐个检查导入文件中的对应字段的值是否合法。字段值校验可能会遇到以下不合法的情况&＃xff1a;
1. 基本要求不满足&＃xff1a;导入模版中有要求值的字符类型、字符长度、业务规则限制&＃xff0c;但导入文件就中的值不满足。若强行导入&＃xff0c;会导致数据错误。如导入模版要求是11位数字&＃xff0c;导入文件的值是中英文的字符&＃xff1b;
2. 找不到匹配的值&＃xff1a;导入文件中的部分字段的值&＃xff0c;要求在已有数据表中存在&＃xff0c;但数据表中查不到。若强行导入&＃xff0c;会导致该数据找不到对应的归属主体。如导入文件中“用户ID”的值&＃xff0c;在用户表中找不到&＃xff1b;
3. 与其他字段的值不匹配&＃xff1a;某几个字段的值之间有联动关系&＃xff0c;但导入文件中的值联动关系错误。若强行导入&＃xff0c;会导致对应数据错乱。如导入文件有员工籍贯所在地&＃xff0c;分省、市、区3列&＃xff0c;若省的值为广东&＃xff0c;则该条数据中&＃xff0c;市的值必须是广东省的地级市&＃xff0c;不允许出现了其他省的市。
数据校验完成后&＃xff0c;根据数据校验结果&＃xff0c;决定是否导入数据&＃xff0c;或导入哪些行的数据。对于所有列的值都合法的数据行&＃xff0c;可以直接导入&＃xff1b;而数据行的任意一列的值不合法&＃xff0c;则该行数据无法导入。
▋3.使用异步方式&＃xff0c;快速导入正确数据
在批量录入数据的场景下&＃xff0c;用户的核心需求是&＃xff1a;快速将数据录入系统。产品方案应该要围绕该核心需求来设计。
3.1 字段值完全正确的数据行&＃xff0c;可以直接导入
在执行数据导入前&＃xff0c;我们有必要先确定导入文件中&＃xff0c;每一行的数据都完全正确吗&＃xff1f;其实并不需要。
用户在整理导入文件时&＃xff0c;难免会出一些小错误。比如导入文件有100行数据&＃xff0c;某1行数据的某个值错误&＃xff0c;但剩下的99行数据的值都是正确的。
如果要求所有数据都完全正确&＃xff0c;才能被导入&＃xff0c;那就会导致完全正确的大部分数据&＃xff0c;不能更“及时”地录入系统中&＃xff0c;必须要将其中极少数错误的数据修正后&＃xff0c;重新检验数据&＃xff0c;再尝试导入。
更高效的做法是&＃xff1a;导入文件中&＃xff0c;字段值完全正确的数据行&＃xff0c;可以直接导入&＃xff0c;而错误的部分数据行&＃xff0c;提供下载功能&＃xff0c;让用户修改后&＃xff0c;重新导入。
3.2覆盖更新已有数据
在系统导入过程中&＃xff0c;若某条数据在系统中已经存在&＃xff0c;而导入文件也包含了该条数据&＃xff0c;此时应该如何处理&＃xff1f;
在产品的角度看&＃xff0c;通常有三种处理方式&＃xff1a;
1. 不允许导入。若用户需要更新该条数据&＃xff0c;就需要先删除已有数据再重新导入&＃xff0c;或到系统中修改&＃xff1b;
2. 询问用户是否要覆盖已有数据。系统要找出已存在的数据&＃xff0c;标记两者之间的差异&＃xff0c;用户选择是否要更新后&＃xff0c;自动执行&＃xff1b;
3. 直接覆盖已有数据。用户无需做任何处理。
很明显&＃xff0c;第3种处理方式的用户操作成本及研发成本都是更低的。
导入5月份的考试成绩时&＃xff0c;通过学号查询&＃xff0c;发现张三的成绩已经导入过了。此时&＃xff0c;将根据导入数据&＃xff0c;更新张三的成绩。
采用这种方式&＃xff0c;默认了需要导入的数据&＃xff0c;比系统中已存在的数据更及时、更准确。因此&＃xff0c;我们必须要用户&＃xff1a;若检测到导入数据在数据表中已存在&＃xff0c;则更新该条数据。
3.3 系统异步处理
如果需要导入的数据量大&＃xff0c;且系统性能不足&＃xff0c;系统就要花费较长的时间来处理。在等待系统处理完成期间&＃xff0c;用户想关掉导入页面&＃xff0c;去做其他操作&＃xff0c;怎么办&＃xff1f;
从研发的角度看&＃xff0c;系统处理数据&＃xff0c;通常有同步和异步两种方式。
所谓的同步&＃xff0c;指发起请求后&＃xff0c;后端必须立即响应&＃xff0c;处理完成时返回结果。而异步&＃xff0c;指的是发起请求后&＃xff0c;后端会先接收请求&＃xff0c;并在“自己”方便的时候进行处理&＃xff0c;处理完成后&＃xff0c;再返回结果。
如果使用同步方式&＃xff0c;就会导致用户等待时间过长&＃xff0c;甚至最后可能因为超时而导入失败&＃xff0c;给用户带来极大的负面感受。而使用异步方式导入&＃xff0c;用户上传文件后&＃xff0c;即可关闭导入窗口&＃xff0c;放心地去做其他操作&＃xff0c;且不会因超时而导入失败。
异步导入&＃xff0c;既避免用户浪费时间等待&＃xff0c;又降低了导入失败的概率&＃xff0c;用户体验明显更好。
▋4.显示导入结果&＃xff0c;引导下载导入失败数据
数据导入完成后&＃xff0c;需显示导入结果&＃xff0c;告知用户导入成功了多少、失败了多少。
对于导入失败的数据&＃xff0c;提供下载导入失败数据的入口&＃xff0c;并在导出文件中标记出不正确的值。这样&＃xff0c;用户可以在修正后&＃xff0c;重新导入。
批量导入方案的优点
上文描述的批量导入方案&＃xff0c;不仅能满足用户批量录入数据的需求&＃xff0c;还能低成本地复用到其他功能模块。
使用异步的方式来导入&＃xff0c;用户将导入文件上传到系统后&＃xff0c;即可放心地去做别的工作&＃xff0c;数据导入完成后&＃xff0c;再来查看导入结果。大幅度提升了数据录入效率。
当另一个功能模块也需要用到数据导入功能时&＃xff0c;只需要修改导入模版和字段值校验规则&＃xff0c;即完成产品方案设计和开发。有效提升了产品方案输出和功能开发的效率&＃xff0c;降低人力成本。
总结
批量数据导入能快速将数据录入系统&＃xff0c;降低企业的人力成本。在设计产品方案时&＃xff0c;应该在确保导入性能足够的条件下&＃xff0c;避免用户等待&＃xff0c;并降低产品和研发的人力成本&＃xff0c;提高用户和产品研发团队的工作效率。
5年产品经理
专注后台产品方向
长按扫码加好友
京公网安备 11010802041100号