如何掌握流程图语言？

如何掌握流程图语言&＃xff1f;

作者&＃xff1a;张国祥

2010-10-19晨

企业人员在设计流程图时&＃xff0c;往往不能把实际工作概括出来、用准确精炼的语言表达&＃xff0c;以致画出来的流程图进程框大小不一&＃xff0c;有的似哈哈镜一般变了形&＃xff0c;有的如饥民瘦弱可怜&＃xff0c;不仅流程图不美观&＃xff0c;而且内容表述不清晰&＃xff0c;做不到清清楚楚、一目了然、简明扼要&＃xff0c;就起不到指导作用&＃xff0c;达不到应有的效果。

如何掌握流程图语言呢&＃xff1f;我也思索多日&＃xff0c;就经验教训总结如下&＃xff0c;希望抛砖引玉&＃xff0c;得到同行们的指教。

首先要确定流程图是一种管理工具的概念&＃xff0c;属于表格范畴。既然是表格&＃xff0c;它的填写就有规范&＃xff0c;就不能象写作文一样&＃xff0c;用形容词、发议论&＃xff0c;同时我们也要明确流程图是工作指南&＃xff0c;属于说明书类型&＃xff0c;但它同时还有说明文件配套&＃xff0c;因此用语必须准确&＃xff0c;不能模棱两可&＃xff0c;确定、量化是其最大特征。“确定”指岗位确定&＃xff0c;活动确定、责任确定、图表确定、接点和节点确定、起点与终点确定&＃xff1b;时间、数量、频率、范围确定&＃xff0c;这就是“量化”要求。流程图语言要多用动词、名词和量词&＃xff0c;少用不用形容词和副词。这是总的要求。

其次具体到每一个流程图如何做到用语准确而精炼&＃xff0c;需要结合具体工作来把握。那我们还是从一般流程图的描述先后分别给予说明。

流程图名称确定是第一步&＃xff0c;如果名称不具体不单一&＃xff0c;往往埋下设计隐患。如这样的流程图名称“返修产品责任人跟踪确定流程图”就让人不容易把握主题。是返修品的跟踪维修呢&＃xff1f;还是责任人的确定呢&＃xff1f;还是造成返修的不良品质原因追踪呢&＃xff1f;这个流程图名称至少可以分解为三个流程图&＃xff1a;返修产品不良责任确定流程图、返修产品维修责任人确定流程图、返修产品维修跟踪流程图。

流程图的起点&＃xff0c;我们规定用“准备”符号&＃xff0c;即六边形框图&＃xff0c;通常用四字、六字、八字&＃xff0c;最多不超过十六字为宜&＃xff0c;高度概括本流程图要达到的目标或要求。它往往由授权岗位提出。如返修产品维修流程活动要达到的目标就是“快速返修、挽回影响、满足顾客要求”或只要前面八个字亦可。

流程图的“进程”是活动的主体&＃xff0c;是指导工作的路线图&＃xff0c;一个流程活动如何起承转接要在其中得到体现。“进程”使用的是长方形框图&＃xff0c;设计时不能改变框图的大小&＃xff0c;以保持图形的整齐划一&＃xff0c;更主要的用语规范&＃xff0c;不能在其中写“议论文”&＃xff0c;只能填写工作活动&＃xff0c;不能附加工作要求&＃xff08;必要时在流程图说明文件中体现&＃xff09;。“进程”框内最好使用四字、六字、八字为宜&＃xff0c;除非是填写的图表名&＃xff0c;否则不宜在进程框中超过十个字。同样&＃xff0c;以动词或动作为主。如“安排维修”、“更换部件”、“填写回单”、“修复交货”、“返品检验”等等。不要在进程中重复使用流程图名称中的主题&＃xff0c;如“年度目标计划拟订流程图”&＃xff0c;其“进程”只需要填写“主持拟订”、“起草方案”、“组织讨论”即可&＃xff0c;而不必把“年度目标计划”几年字都加上&＃xff0c;更不必把主持岗位都加上&＃xff0c;如“发展规划科科长主持年度目标计划的草拟工作”&＃xff0c;就属于画蛇添足、叠床架屋了&＃xff0c;因为流程图名称或主题已经标明了责任岗位、指出或限定了活动的内容&＃xff08;工作对象&＃xff09;。

流程图的“结束符号”我们规定使用椭圆框图。其语言往往与起点“准备”框图中的语言基本一致&＃xff0c;在内容上首尾呼应&＃xff0c;它表达的内容是流程活动运行达到的目的。如返修产品维修流程活动运行达到的目的就是“快速返修、挽回了影响、满足了顾客要求”&＃xff0c;把将来进行时态转换成完成时态就可以了。这是最简洁的做法&＃xff0c;用另外的语言表达也不是不可以&＃xff0c;只要做到首尾呼应即可。

如何使流程图语言简单明了&＃xff0c;需要具备对该项工作的娴熟了解&＃xff0c;同时还要掌握流程图制作技术和制作要求&＃xff0c;当然还需要对祖国语言文字有一定的选择判断能力。熟能生巧&＃xff0c;多多练习&＃xff0c;动动脑筋&＃xff0c;你画的流程图就会越来越美观、用词越来越简洁。