企业文件数量太多，整理归类难？

编者按：一个企业的发展离不开信息的管理，如何更好地管理巨量的企业信息？本文从企业文档管理常见难题说起，介绍了天翎KMS是如何解决这些问题的，帮助企业做好知识管理。

概要：

（1）企业文档管理难题

（2）天翎KMS赋能企业文档管理

企业成立之初，便开始了信息的积累，随着时间推移，企业发展，信息数量越来越庞大，也越来越难管理。企业发展过程中产生的信息，无疑是企业的一笔重要知识资产，如果管理不善，将是一种巨大的浪费，是企业的一种损失。对很多企业来说，特别是大企业，文件数量巨大，整理归类难，尽管安排了专人管理，但是效果甚微，并且经常遭遇各种各样的难题。

企业文档管理难题

1. 管理困难

文件分散在不同电脑、服务器或系统中，难以统一备份，不清楚员工对文件有过哪些操作，工作出现问题，无法实际追溯，文档存储不在本地，核心资料易泄露；查找缓慢，效率低下；知识库版本管理混乱。

2. 安全隐患

对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等，知识库安全缺乏保障；员工离职或调岗后，资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全；如果采用传统的纸质管理，不仅容易丢失，而且纸质文件不易保存，重要文件损坏后不可修复。

3. 协同共享难

管理系统功能无法集中存储，没有目录结构，知识库无法有效协作共享。

4. 知识赋能难

由于沿用传统的管理模式，企业往往把文档管理理解成文件的备份和保存，没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，知识在沉淀后无法得到应用，无法形成企业知识网。

天翎KMS赋能企业文档管理

海量知识资产，如何体系化管理，构建清晰的知识脉络？你需要一个强大的知识管理系统。天翎KMS融合了OA、PM、KM三大功能，以MyApps平台作为基础技术平台，依托强大的表单定制技术、流程引擎技术、报表技术、移动互联网技术等构建了以项目管理、内部业务流程管理、知识管理为核心的三位一体的平台。

1. 细化文档分类——省时省力

（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

2. 数据权限保证——安全起飞

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

（2）可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（3）按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（4）文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

3. 在线编辑共享——团队协同 

（1）直接在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。

（2）支持多媒体在线播放（MP3、MP4、wma）。

（3）支持文档资料分享。

4. 知识管理与流程梳理——创新赋能 

（1）知识地图：知识地图作为知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。

（2）对于市场上普遍的文档管理系统，都缺乏流程审批功能，天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。

5. 学习培训，智能问答——学无止境

（1）企业员工在vx（或企业vx）上收到培训课程提醒，点击即可学习，同时PC端也可进行课程培训学习；也可以通过考试自动参加一个靠评，还可以把自己的考学习的进度和考评的进度·都做好对应的进度，跟绩效挂钩，提高自主学习的能力。

（2）智能问答机器人可以通过PC端，移动端进行系统问答，对查询资料或办理其他业务时起到指引。

企业文件太多不用怕，通过天翎KMS实现有效对企业知识资产进行挖掘保护，提升企业员工能力，创新创造价值。