可视化管理项目，让每个项目角色都轻松了

项目管理是一个具有复杂性、易变性且周期长的活动，常常会出现项目的最终成果与最开始的项目计划不一致的情况，影响项目的质量，降低项目的成功率。

造成这种情况的一个重要原因是，项目在运行过程中，由于各种因素的影响，目标和计划的细节发生了偏差，而这些偏差又没有被相关人员及时发现和处理，即项目管理的过程不可视。

可视化低往往是很多项目最终失败的一个因素，而重视项目的可视化管理，则可以极大程度的降低沟通成本、统一团队目标、同时控制项目风险，提高项目的成功率和客户满意度。

一、可视化的要求

可视化管理项目，顾名思义就是让项目的相关信息对相应的人员透明、实时、真实。这里涉及到两个关键要素，项目信息和项目成员，只有了解了这两个要素的特征和要求，才能真正掌握可视化项目管理。

①项目成员需要按角色分类

项目管理的团队来自于临时组建，各自有自己的立场和职责，擅长的专业领域有所不同，对项目的关注点也有所不同。项目成员的角色主要分为三类：负责统筹项目和调配资源的管理层、负责完成具体项目任务的执行层、负责上传下达的项目经理，进行可视化管理时，不能一股脑地将所有信息全部通知、推送给每个人，而是需要根据角色定位，为不同的角色提供其关注和需要的项目信息。

②项目信息有针对性展示

在一个项目中，需要进行可视化管理的信息主要有项目的阶段目标、项目的具体计划、项目计划的完成情况等，面对不同的角色对象，需要展示的内容有所不同；即使是同一结果的信息内容，也要有差异化的展示方式，以匹配项目角色的岗位性质和项目需求。比如“项目进度正常”这一结果，高层领导需要了解的是阶段的进度状况和质量情况，而项目经理则需要知道每个项目成员的进度完成情况和质量表现。

二、如何做好可视化管理

作为一个项目经理，在项目管理过程中，不断展示自己的目标和计划，让所有参与的人都能得到最准确的努力方向；不断搜集和展示团队的工作成果和进度，了解项目即时的进展情况，可以大大地减少项目计划和最终成果之间的误差，提高项目的成功率。而这一过程，借助科学合理的可视化项目管理平台，项目经理的工作可以更轻松。

①制定“两级计划”，让不同角色都能得到有效信息

制定项目计划是项目经理工作的重中之重，在一般场景下，很多项目经理会用甘特图或者Excel制定详细的任务分解计划，然后传达给项目成员。但在项目制管理模式下，不同的项目角色对项目计划的需求是不一样的，项目经理要学会制定“两级计划”，让不同的角色最快最准确地得到最有效的信息。

管理层要管理的项目多、工作忙，无法深入地参与到每一个项目中去，但他们又必须了解项目的状态，以便分析决策。面对管理层，项目经理要给出项目的阶段计划，即按节点给项目进行阶段划分，告诉管理层这段时间的工作内容和状态，以及计划完成时间，如图，该项目分成了项目开始、项目准备及立项、需求分析及确认、系统开发、测试等几个大节点，管理层就很清晰地了解到项目计划进度，将计划完成时间与实际完成时间作对比，还可以了解项目在每一阶段的健康状态，方便分析决策。

详细的任务分解计划项目经理也要做，而且要越详细越好，从而让执行人员掌握自己的任务和要求。同时，在制定好分解计划后，项目经理还要及时通知到个人，这点通过系统化的项目管理工具可以更高效的实现，如图，项目经理在系统上确定项目的任务、任务的负责人、计划完成时间等信息，计划发布后系统就会立即自动通知到个人，大大提高了项目经理可视化管理的效率。

②建立工作成果反馈系统，保证信息的准确性和即时性

除了项目计划，项目的完成情况也要进行相应的可视化管理，项目任务的执行情况、项目的重要交付物，都要对相关人员透明，以便从中识别风险，及时补救。

任务的完成情况一般通过员工工时反馈，工时数据是项目的重要信息，反映了项目的进度和状态，是项目经理评估项目、发现风险的重要数据来源。员工反馈工时，要跟项目的计划挂钩，这样才能形成有效的数据闭环，将工时数据和项目计划作比较，为项目进度监控体术数据支撑。如图，在项目管理工具上制定项目计划后，员工填报工时时可以一键导入分配的计划任务，填写数据后提交，数据就会汇总到项目经理处，方便其分析和管理。

在项目的全生命周期内，每个阶段都会产生一定的成果，即项目交付物，通过评审项目交付物，管理层可以了解项目在某个阶段的质量，因此项目的交付物必须对管理层可视透明。如图，设置一个交付物评审窗口，相关负责人在规定时间内上传，管理层就可以进行查看、评审。

③透明化监控团队，合理调配资源

项目的资源分配主要由资源经理/部门经理负责，但他们往往并不是项目的负责人，不了解项目情况和需求，急需更多更准确的项目信息。

一方面，资源经理/部门经理需要对公司员工有所了解，了解每个人的技能、岗位、绩效等信息，以便将最合适的人分配到最合适的项目角色中。如图，录入每个项目成员，并对其进行相关信息的登记入库，可以实现资源信息的可视化：

另一方面，资源经理/部门经理还要对员工的工作饱和情况有所了解，从而提高资源分配的科学性，防止出现部分人过忙部分人无事可干的情况。如图，在这张资源排期表中，用颜色展示人员的忙闲状态，资源经理/部门经理就可以减少分配不合理的情况。

三、总结

1.可视化项目管理，是科学的管理方式，可以有效提高工作效率、降低项目风险，提高项目的成功率和客户满意度。

2.可视化项目管理，不能仅仅是喊口号，而应该是通过科学的手段搭建可视化项目管理平台，让人员和信息流转，让每一步的计划和目标都清晰可见、项目风险无所遁形。