GTD之GTD是什么？怎么用？

前言

GTD其实是David Allen写的《Getting Thing Done》这本书的缩写，也是作者提出的这个逻辑系统的代名词。我查阅资料时发现非常多人都在使用GTD对自己的人生进行管理，我愿称它为“一套可行的人生管理方案”。

之前查资料时看到有人说GTD不能解决拖延症，我个人觉得使用GTD来解决拖延问题好像有点牛头不对马嘴？当然，如果在GTD系统中对“下一步行动”不够明确的话，的确可能因为面对一个巨大没有分解过的问题产生畏难情绪，从而导致拖延。如果真的想解决拖延症的问题，我觉得使用番茄钟或者从一段5分钟的冥想开始可能是个不错的选择。

GTD有它自己的主场，那就是清空大脑，避免因为信息塞满了大脑导致我们工作或学习时效率变低，我举个例子来加深“降低效率”的理解。

假设你所有待办事项都塞在你的脑海里，你非常相信你天才的大脑，它能帮你处理好所有事情。

此时，你正在学习，突然想起家里的猫这几天就要没吃的了，你怎么办？其实要给猫买粮这件事你在图书馆学习的时候就想起了一次，当时你的决定是这样的：

“ok，我知道了，那我今晚给它买。”

结局是你忘了。

所以，今天你学习的时候这件事不小心又突然冒出来了，你怎么办呢？

OK.假如你不想再遗漏它，决定现在去买，那么购物的时候你可能会遇到以下一些情况：

1.需要对比保质期

2.考虑要不要给猫换个猫粮，因为妈妈说猫好像不太喜欢现在这款口粮

3.选择靠谱的卖家，不能买到假猫粮，所以你打算买的时候看看评论再决定买不买

等你买完猫粮的时候，上午计划的3个小时学习时间，已经悄悄流失了半个多小时。

然而诸如买猫粮这样的事情还有很多很多，它们会像地鼠似的你学习的过程中一会冒出一个来吸引你的注意力，你的大脑会分出时间去判断要不要去处理它们，于是你的时间不见了，你的注意力也不集中，没办法专注的做一件事。

GTD的目的就是把所有能收集到的待办事情放入一个脱离大脑的逻辑系统中，让你能全神贯注的去学习或者做事。

我们的人生、工作、学习中遇到的各种问题不是一套GTD就能解决的，有时候一个问题它会涉及到多个维度的系统，我们需要同时运作多个体系才能解决一个问题。所以，我们需要不停的提高自己的认知水平，才能更有效率的去解决不同的问题。

写一本数；起草一份创业计划；要辅助爸妈在老家盖房；拖延；学习效率不高；自学的东西一段时间就忘记；总是不想学习，学习很痛苦，玩游戏很快乐，怎么办？

我们都不是天才，而且万事开头难，所以初期肯定会各种各样的问题，不要放弃随意，检查是不是自己的方式错误，修正自己的系统，它必然会有大作用。

本文的重点

• GTD的运作流程：了解GTD的运作逻辑


• 加工处理的逻辑：解决如何处理每件事，为它们找到目的清单的问题


• 回顾和检查：监控整个系统


• 执行：解决遇到冲突的事件时，优先做哪件事的问题

GTD的两个目的

一是清空大脑，让大脑不再混乱，把所有能收集到的待办事情放入一个脱离大脑的逻辑系统中；

二是明确知道自己下一步应该做什么。我个人的理解就是组织管理的能力。

GTD的运作流程

收集（Collect）

捕获（Capture）所有可以收集到的事情，放入收集箱。

原则

• 每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑 里。

  
  



• 你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。

  
  



• 你必须定期地清空这些设备，对收集箱中的任务进行加工处理

  
  

整理（Process）

明晰（Clarify）每件事的定性，为它们找到该去的地方（清单文件）

如何加工处理

加工处理的流程图

我们从收集箱拿出一个事情，以它的下一步行动为依据来为事件定性。

下一步行动：确定下一步做什么，且有一目了然地，物理上可见的一个动作去做这个事情。决定、打算这样的字眼不算是下一步行动，这个行动必须是一个具体的物理动作，比如拿出一张纸写下毕业论文的内容框架。

首先，这件事情可以做吗？是否需要采取行动？

如果不是，那么它可能是下面三种类型的事情，为它定性并分别放入不同的清单中：

• 是一些根本没有用的垃圾——>垃圾清单

  
  



• 目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理——>等候清单

  
  



• 该信息具有潜在的利用价值，今后也许能够派上用场——>参考资料

  
  

如果是，那么这个事情下一步行动是什么？是清晰可知的吗？

• 不知道，不清楚。事情应该需要多个步骤才能完成。——>项目清单

  针对项目清单中的事情，在后续组织中需要为它定一个时间，在这个时间去为项目清单中的某个项目制定一个由无数个下一步行动组成的文件——>项目计划/项目辅助清单

  
  



• 知道，且清晰。那么进入后续流程。

  
  

这个事情，可以2分钟内完成吗？

• 可以。——>立即执行


• 不可以。那么进入后续流程。

这个事情是自己擅长做的吗？必须自己做吗？

• 无需自己做。那么授权或者指派给别人做。——>等候清单


• 必须自己做。进入后续流程。

这个事情是有具体明确的时间吗？

• 是。为这个事情制定一个备忘录，等待提醒时去做这个事情。——>日历清单/备忘录

  
  



• 不是。这个事情需要尽快着手去办。——>执行清单

  （知道下一步行动&无法指派给别人&无法2分钟内完成）

  
  

组织（Organize）

加工后形成的基本组织架构

• 项目清单（A “Projects” list）


• 项目辅助清单（Project Support Material ）


• 日历清单/备忘录（Calendared Actions and Information）


• 等候清单（A “Waiting for” list）


• 执行清单（“Next Actions” lists）


• 参考资料（Reference Material）


• 可能清单（A “Someday / Maybe” list）

通常还可以增加一个定期收集无用事情垃圾清单，以及一个记录每日TO-DO-LIST的每日清单。

计划（Plan）–回顾（Reflect）和检查

回顾的内容和时机

每天

回顾和检查日程表和执行清单，看自己是否完成了每日清单的任务，一旦提前完成，马上着手执行清单里任务的执行。时不时需要看看日历清单、等候清单、可能清单，避免忘记有些事情的节点。

每周

回顾和检查收集箱，把那些悬而未决的事情放入收集箱或者进行加工处理后放到它们应该在的清单中。检查和更新项目清单，备忘录/日历清单、等候清单、可能清单确保大脑处于清空状态，确保执行方向正确。

• 收集和加工处理所有悬而未决之事。


• 回顾和检查你的系统。


• 更新各类清单。


• 确保系统清洁、清楚、实时和完整。

执行（Do）

如何行动的三个维度的建议

在做好计划的前提下，跟着感觉做决定即可。

1.决策行动的四个标准

• 环境

  判断当前环境是否满足立即投入工作，比如设备、资源、材料等是否满足。

  
  



• 时间

  判断时间是否充足。

  
  



• 精力

  判断自己的脑力、体力、精力是否足以应对当前任务。

  
  



• 重要性

  根据前三以及任务的优先级考虑最优解，以期达到最高效率。如果还是没有思路，那么就按照自己的直觉行动。

  
  

2.评估每日工作（每日清单）

• 优先处理事先安排好的事情

  
  



• 随时冒出来的事情

  尽快界定性质，放入对应的清单或者立即执行。同时要立足工作和生活重新审查自己的执行清单，见缝插针的完成执行清单中的任务。

  
  



• 定义自己的工作

  明确自己的工作，清空收集箱，整理各种记录，并把项目清单中的一项项工作分解成可执行的步骤，致力于扩充各类清单。

  
  

3.回顾和检查工作的6个层面

回顾和检查的作用就是为了明确工作的重要程度，确保执行路线不偏离目标。

• 5万英尺以上——生活


• 4万英尺——3-5年展望


• 3万英尺——1-2年目标


• 2万英尺——责任范围或者负责的领域


• 1万英尺——当前的工作（项目）


• 当前跑道——目前的行动，执行清单上的任务

GTD体系所依赖的清单们

收集箱（Inbox）

如何面对突如其来的任务，真的需要立刻做？是否可以延期？

可能清单（Someday/maybe）

可以用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某一时间运作的工作。

可能清单的一些项目

• 学习一门语言


• 想去听周杰伦演唱会


• 想学习画画


• 想读的书


• 想看的电影

项目清单（“Plan project“ plan）

在制定项目清单的时候我们需要问一下自己当前做了多少？目标是什么？同时要清楚每一个项目辅助清单仅仅对应项目清单中的一个事件而已。

特点

• 没有明确的下一步行动


• 通常需要分解任务


• 需要做执行计划


• 通常需要制作项目辅助清单/项目计划

等候清单（”Waiting for“ task）

指派或者授权给别人做的事情。

自己也要设定一个备忘录，在事情截止前敦促和提醒对方记得按时完成任务，避免逾期。

执行清单（”@Context” task“）

四个注意事项

• 能被放进执行清单的，都是可以一步搞定的；

  如果用时较长，是不是事情本身非常特殊？能力有问题？态度有问题？

  
  



• 做计划、做方案是每个人的必修课

  “怎么做” 是方法和技巧；“为什么？”、“怎么来的” 才和计划、方案有更紧密的联系，需要更加注意。知其然更知其所以然

  
  



• 做好时间预估

  
  



• 为特别的事件预留时间

  比如家里的猫要断粮了，今天必须买猫粮，就一定要为特殊的事情留好时间

  
  

如何给执行清单排序

• 巨人的肩膀

  more

  四象限法则（艾森豪威尔）又名艾森豪威尔法则

  要事第一（史蒂芬·科维）)见书《高效能人士的七个习惯》第五章（习惯三），这个思想推崇从大处着眼解决事务

  
  



• 两个基本原则

  你不可能完成所有的事情

  尽可能做离你目标更近的事情

  
  



• 效率

  GTD（大卫·艾伦），从小处入手、提高效率

  
  

如何保障执行清单的质量和效率？

• 一次只处理一件事情

  
  



• 使用番茄时钟提高效率

  
  



• 打破 “负罪感幻觉”

  比如朋友微信找自己，没有即时秒回。不用有这个负罪感。先做自己的事情，做完当前钟再回信息

  
  

细化出多个类别的执行清单

如果执行清单中的内容太多，为了避免自己淹没在茫茫任务中，必要时可以把执行清单细化出的类别

• 电话清单


• 回执清单


• 工作清单

参考资料（Reference）

特性

• 参考价值的高低是相对的。

  
  



• 一切可被记录的，就可被参考；

  
  

如何准备参考资料？

• 回归常识，避免追新、奇、怪；

  
  



• 提高信息的检索、辨别能力；尤其是网络搜索引擎

  
  



• 提高参考资料的存档标准。

  搜索引擎能找到的、浅显平常的，不存档；

  新概念，但换汤不换药的，不存档。

  
  

现代人的参考资料

• 网络搜索引擎

  
  



• 个人知识库

  现阶段工作所需参考资料

  值得纪念、留存、回味、学习、反复诵读的认知或对认知的见解，也可以称为智慧

  
  

参考资料也可以细化分类

• 电话薄


• 针对每个项目或者某个大类进行分类

垃圾清单（Trash）

为什么放进回收箱？

• 原因一：一件事本身会变化


• 原因二：清空大脑，心静如止水

日历清单/备忘录

什么样的事情可以放入日历清单？

• 具体时间去办某事


• 具体日期去办某事


• 具体日期去获取信息

日程表（To-Do-List）

来源

• 执行清单


• 备忘录/日历清单

GTD的部署

普通纸张

无疑，最简单的方式就是随手准备的纸和笔。当然，现代科技发达，有太多应用可以辅助我们高效完成GTD这个系统。

GTD 官方认可的应用

• 常见应用


• Evernote


• OneNote


• Outlook


• iOS 提醒事项


• OmniFocus


• Things


• Trello


• Wunderlist/Microsoft To-Do

其他可选应用

• 滴答清单


• TimeTrack


• Notion

应用选择原则

• 没有 100% 契合任何人的应用，放弃一劳永逸

  
  



• 尽量参考官方推荐，总有其道理

  
  



• 考虑迁移成本、放弃成本

  
  



• 考虑你的硬件设备，全平台不一定好

  
  



• 给自己足够时间试错

  
  



• 不是软件帮你做到什么，而是你如何使用软件

  
  



• 便利≠高效，不要舍本逐末

  
  



• GTD 不一定必须使用某一款应用，也不一定使用应用。