提升大学社团管理工具轻雀协作

相比于企业中的团队管理&＃xff0c;大学中的社团管理常常会遇到更多的问题。倒不是因为社团中的业务更加复杂&＃xff0c;而是由于以下 2 个原因&＃xff1a;

1. 管理经验不足

管理社团的主力往往是低年级的学生&＃xff0c;这部分学生群体进入大学不久&＃xff0c;没有太多管理经验。所以在管理时&＃xff0c;没有可以参照的经验。

而已经有丰富社团经历的人&＃xff0c;却又不注重传承&＃xff0c;社团岗位的交接常常是发送邮件、开欢送会等简单的形式&＃xff0c;真正在管理职责、工作流程上的交接是缺失的。

2. 社团不是第一位的

这是一个事实&＃xff0c;对大部分人来说&＃xff0c;学生社团是一个加分项&＃xff0c;不是必修课。对于一个社团的管理者&＃xff0c;很难选择牺牲成绩和课程时间&＃xff0c;在社团管理和发展上呕心沥血。

所以&＃xff0c;如果想要提升学生社团的管理质量。可以针对性的解决这两个问题&＃xff1a;

做好社团管理工作的传承&＃xff0c;这样虽然不一定能够提高管理的上限&＃xff0c;但是能逐步提高管理的下限&＃xff0c;让好的管理方式流传、坏的管理方式被摒弃&＃xff1b;
优化社团管理的方式&＃xff0c;提高社团内团队协作的效率&＃xff0c;不止让管理者&＃xff0c;也让每个社团成员更好的平衡社团生活和学习生活&＃xff1b;
而解决这两个问题&＃xff0c;最快速见效的方式就是使用一个合适的管理工具&＃xff0c;比如轻雀协作 。下面说一下怎么利用工具提高管理的水平。

在轻雀协作里你可以创建一个项目专门用来管理各种社团活动。在这个项目中&＃xff0c;你可以一个组来管理一个活动&＃xff0c;比如某次团建、校园歌手大赛。在活动下&＃xff0c;你可以创建不同的任务来拆分活动。比如一个团建&＃xff0c;可能会拆分为&＃xff1a;

确定团建活动内容
参加团建的成员统计
预定团建场地

如图1

接着&＃xff0c;在实施活动的过程中&＃xff0c;你可能会遇到意料之外的事情&＃xff0c;比如&＃xff1a;

没有考虑到一些关键任务&＃xff0c;比如团建预定场地&＃xff0c;没有在团建的前一天再次确认&＃xff0c;导致商家忘了预留&＃xff0c;就可以在以后的团建活动中增加一条“确认团建场地”的任务&＃xff1b;
在执行任务的过程中&＃xff0c;有一些关键点没有考虑周全&＃xff0c;比如团建的时候&＃xff0c;发现场地不够、交通不变等等&＃xff0c;下次就可以在每个任务中创建一些检查清单&＃xff0c;每次执行的时候检查一下关键点&＃xff1b;
比如在统计成员的时候&＃xff0c;可以创建这样的检查清单&＃xff1a;

如图2

这样&＃xff0c;通过工具的记录能力&＃xff0c;就能让错误只犯一次&＃xff0c;管理的水平自然就上去了。紧接着&＃xff0c;重点来了。对于一个毫无经验的新管理者来说&＃xff0c;无需前辈的言传身教&＃xff0c;只需要转交工具的管理权&＃xff0c;他们就可以看到历年的活动是怎么组织&＃xff0c;而且能够立即获得前辈们踩坑得到的“最佳活动实践经验”&＃xff0c;这样还担心他们因为能力不足而犯错吗&＃xff1f;

只需要将之前的团建活动复制一遍&＃xff0c;挨个检查执行就可以得到一个 90 分的团建活动。

除了在管理经验的传承上&＃xff0c;在管理效率提升上&＃xff0c;轻雀协作这样的协作软件也能够提供非常大的帮助。通过分配任务、确定完成时间&＃xff0c;可以让每个人的目标清晰、关键节点明确&＃xff0c;大家都朝着一个方向努力。

而且&＃xff0c;你也可以在轻雀中&＃xff0c;上传活动资料&＃xff0c;不但方便大家寻找&＃xff0c;也方便传承。不用在饱受微信文件 7 天过期的困扰。