提高效率的13个策略

转载自伯乐在线&＃xff1a;提高效率的13个策略

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想提高生产率吗&＃xff1f;你找到了合适的文章。我不敢说是生产率专家&＃xff08;我总觉得还有完善的空间&＃xff09;&＃xff0c;但我非常关注提高生产率。我一直在寻找不同的方式变得更有效率——从哪里我可以偷走时间&＃xff0c;忽略不重要的事&＃xff0c;获取系统的检修等等。当我看到我付出的努力在一天当中的最后时间取得了成功&＃xff0c;增加了产量&＃xff0c;我很高兴。

在这篇文章中&＃xff0c;我选取了13种最好的生产率战略——尝试&＃xff0c;测试和验证。如果按照每一种操作&＃xff0c;我可以向你保证&＃xff0c;你的生产率将会比现在增加一倍或两倍&＃xff0c;甚至更多。我自己每天按照下列步骤操作。我不这样做的那段日子&＃xff0c;我的生产率骤降。我这样做的日子&＃xff0c;我的生产率大增。相关性是显而易见的。为了让你进一步阅读&＃xff0c;在有些步骤中我也编写了一系列参考书目。

他们是&＃xff1a;

1&＃xff0e; 设定生产率目标

可能一半的自助文章不断地告诉我们设定目标&＃xff0c;确立对象。你知道为什么吗&＃xff1f;这是因为这样确实有效。你设定目标后&＃xff0c;你就会把精力集中在你想实现的事情上。你不能实现的事情就不会出现。这样无意识地就会让你更有效率。

我经常设定目标&＃xff0c;使我的产量达到最大限度。例如&＃xff0c;下个月我的目标之一是写30篇文章&＃xff0c;平均每天1篇。这些文章包括我写在博客上的——个人优秀博客&＃xff0c;为其他大型网站撰的稿——LifeHack.Org。我在过去几个月的平均产量是平均每周只有1-2篇文章&＃xff0c;所以我决定设定一个30篇的目标&＃xff0c;让自己比平常写的更多。设定这个目标&＃xff0c;并为之奋斗的好处是&＃xff0c;我的产量自然比没有设定目标之前增加了。

明确你究竟想要实现的。下个月你想完成什么&＃xff1f;什么目标你实现后&＃xff0c;会让你感到十分兴奋&＃xff0c;充满自豪&＃xff1f;把这个作为你的目标&＃xff1b;然后根据这个&＃xff0c;设定周目标&＃xff1b;最后&＃xff0c;你可以设定每日目标&＃xff0c;每天要有目标对象。

2&＃xff0e; 保持工作环境&＃xff0c;有利于生产率

请问你的工作环境能激励你工作吗&＃xff1f;或它往往能让你分心吗&＃xff1f;你的工作环境为你的工作流程提供了舞台&＃xff0c;所以要选择合适的工作环境。什么样的环境能激励你工作&＃xff1f;这可能需要一点实验。尝试过不同的地方后&＃xff0c;我发现我最好在安静的周围人少点的地方工作——比如我的房间&＃xff0c;图书馆&＃xff0c;咖啡馆和我的街道。所以&＃xff0c;我只能在这些地方工作。

那些被聘用的人不能确切地选择工作环境。如果可以选择的话&＃xff0c;那么请修饰你的工作环境&＃xff0c;使之有利于工作。整理你的办公桌&＃xff08;这是下一步&＃xff09;。用你最喜欢的图片和鼓舞人心的话语装饰。放一两个相框。用你最喜欢的杯子。有时候你可能无法享受你所要做的所有工作&＃xff0c;但是这并不意味着你必须让自己苦不堪言。如果你感觉像在家里&＃xff0c;就会更激发你把事情做好。

3&＃xff0e; 有一个组织的工作区

一张有序的办公桌&＃xff0c;无疑将有助于提高你的生产率。如果你的工作区杂乱无章&＃xff0c;你会觉得混乱低迷。因为工作区混乱&＃xff0c;你甚至不想做任何事情。但是如果你有一个漂亮&＃xff0c;整洁&＃xff0c;有组织的工作区&＃xff0c;你会得到启发并完成工作。你可以轻易地找到你的东西&＃xff0c;而不是浪费宝贵的时间从一堆文件筛选你刚刚看过的东西。如果你是像我一样的个体经营者&＃xff0c;有组织有重点是特别重要的。

我的房间里有一个小办公桌&＃xff0c;我特别注意保持干净整洁。我的报告&＃xff0c;文件夹和随机文件都放在一个期刊架上&＃xff08;这是我3年前从宜家买的&＃xff0c;只花了几块钱——这是我最好的投资之一&＃xff09;。钢笔和文具放在文具盒里。在右侧我留了足够的空间放笔记本电脑和作为书写区。几个工作日下来&＃xff0c;我的桌子自然也会凌乱&＃xff0c;所以每隔几天&＃xff0c;我会做一些清洁和整理工作&＃xff0c;让每样东西都井然有序。甚至我自己的笔记本电脑也是我办公桌的一部分——我用便签纸和Excel表格来安排我的工作。对我来说&＃xff0c;在一天中的任何时候&＃xff0c;所有这些都营造了一个温馨的工作空间。

4&＃xff0e; 把重要的事放第一位

这是史蒂芬·柯维的高效率人士的七种习惯中的第三种习惯。重要的事放第一位是指把重要的事情放在其他事情之前&＃xff0c;放在第一位。为什么会这样呢&＃xff1f;这是因为一天有24小时&＃xff0c;我们大约要选择一百万种不同的事情做。有些是重要的事情&＃xff0c;会产生重要影响。其余的是不重要的事情&＃xff0c;不会产生重要影响。在这一百万件事情中&＃xff0c;我们必须挑选&＃xff0c;否则我们将永远淹没在工作中&＃xff0c;永远不会完成任何事情。关注重要的事情&＃xff0c;忽略不重要的事情。

过滤掉不重要的任务时&＃xff0c;我常常问自己“做了这件事和在未来6个月产生重大影响吗&＃xff1f;”如果答案是不会或有一点影响&＃xff0c;我就会把这件事放在一边。如果答案是大大的肯定&＃xff0c;那么我会特别关注。当然&＃xff0c;我们永远不能做出100&＃xff05;准确的评估&＃xff0c;因为我们不能预测未来&＃xff0c;但我们有足够的知识可以给出一个良好的评估。例如&＃xff0c;今年我的主要目标是发展我的博客&＃xff0c;这是我个人业务发展的重要组成部分。当我把这个观点套用在我的博客任务清单时&＃xff0c;我会自动关注的任务是&＃xff08;1&＃xff09;客人数量&＃xff0c;这让我接触到更多重要的读者&＃xff0c;博客上增加了新的长期的读者和订阅者&＃xff08;2&＃xff09;为我的读者撰写新颖且高质量的文章&＃xff08;3&＃xff09;写书&＃xff0c;这将是一个个人里程碑&＃xff0c;同时成为一个新的收入来源。剩余时间其他各项任务就不是很重要了&＃xff0c;如查看电子邮件&＃xff0c;整理邮件&＃xff0c;编辑网站&＃xff0c;浏览脸谱网/推特信息。

5&＃xff0e; 规定的时间内完成任务

时间限制是指把任务在固定一个时间段内。例如&＃xff0c;上午9点到10:30做任务A&＃xff0c;然后10:30到下午1点做任务B&＃xff0c;下午2点到4点做任务C。时间限制很好&＃xff0c;因为它可以防止你做任务拖拖拉拉。有一种说法是你想多长时间完成工作&＃xff0c;你就会多长时间完成&＃xff0c;我发现这个说法很正确。有没有一个项目到了截止日期&＃xff0c;你需要开夜车完成&＃xff1f;我们大多数人通常会觉得如果最后期限没到&＃xff0c;我们就没有必要这样着急。事实是&＃xff0c;这与截止日期没关系。即使是1周后&＃xff0c;2周后或1个月后&＃xff0c;同样的像先前那样的最后一分钟匆忙仍会发生。我们花这么长时间去做&＃xff0c;因为这是我们给自己的时间表。

因此&＃xff0c;在规定的时间内完成任务。如果你设置了一个特定的时间段&＃xff0c;并严格遵守&＃xff0c;你会找到完成工作的方法。当然&＃xff0c;设定一个具有挑战性并能完成任务的时间。如果一个任务需要3个小时&＃xff0c;不要设置4个小时&＃xff0c;因为你将会用完这4小时&＃xff0c;设置3小时——最好更少&＃xff0c;这样你就可以学习在规定的时间内对任务进行优化&＃xff08;同样&＃xff0c;假设你严格按照规定的时间执行&＃xff09;。

当然&＃xff0c;对我们中间的神经质的完美主义者来说&＃xff0c;限制所用的时间很难&＃xff0c;因为这将导致质量上出现问题。这就是我们下一个原则&＃xff0c;就是……

6&＃xff0e; 使用80/20法则

80/20指的是80&＃xff05;的产出要投入约20&＃xff05;的努力&＃xff0c;其余20&＃xff05;的产出要投入80&＃xff05;的努力才能实现。

比如你有一个要到期的报告&＃xff0c;为了能写出最好的报告&＃xff0c;你大约需要100个小时。根据80/20法则&＃xff0c;你可以花20个小时&＃xff08;100个小时中的20&＃xff05;&＃xff09;得到80&＃xff05;的质量。另一方面&＃xff0c;最后提高本报告质量的润色&＃xff0c;从80&＃xff05;提高到100&＃xff05;的质量&＃xff0c;需要你花80个小时&＃xff08;100个小时中的80&＃xff05;&＃xff09;。从有效性的角度来看&＃xff0c;这不会有所削减。80/20法则告诉我们&＃xff0c;只得到80&＃xff05;的质量&＃xff0c;放弃剩余的20&＃xff05;&＃xff0c;因为所需的时间并不能证明我们得到的价值增加了。

因此&＃xff0c;80/20法则让我们学会忽略细节。忘记只有你注意到的小细节。你可以继续修改完善&＃xff0c;但那个时间最好能花在一个全新的任务上。关键是把你的精力放在你所做的每一件产生80&＃xff05;的效果的事情上——也是事情的80&＃xff05;。绘制一个图&＃xff0c;划出界限&＃xff0c;忽略界限之外的一切。

7&＃xff0e; 有一个单独临时任务清单

如果你像我一样&＃xff0c;一整天的工作中会得到各种随机的完整任务列表。我对那些突然来的事情&＃xff0c;常常给予重视。比如现在来的额外的1号任务&＃xff0c;我会立即去做&＃xff0c;因为它只需5-10分钟。对额外的2号任务&＃xff0c;3号任务……一直到15号任务也是同样的。过了一会&＃xff0c;我意识到这些事情需要很多时间&＃xff0c;从中我甚至得不到任何有意义的结果。不仅如此&＃xff0c;一天中我没有完成实际工作&＃xff0c;因为我忙于这些随机的工作。当我完成这些随机工作时&＃xff0c;我认为我会非常有效率&＃xff0c;但事实是它只是假的效率。

所以&＃xff0c;现在针对这种紧急任务&＃xff0c;我用一个单独的列表。我抛弃列表中的临时任务&＃xff0c;重点还是在我每天的目标列表。然后在这一天结束时&＃xff0c;我拨一些时间来完成这些临时任务。我分批处理类似的紧急任务&＃xff0c;然后一次处理完。结果是我总能不到一个小时就完成这些任务&＃xff0c;相比较而言&＃xff0c;如果在一天中分散处理这些任务就要花几个小时。

8&＃xff0e; 技能升级

我们在产量方面的限制来自于我们自己技术水平的限制。升级你的技能&＃xff0c;你就会增加产量。这就像用较新的版本升级我们的电脑软件&＃xff0c;这样我们可以创造更多。我们的技能装备是帮助我们创造的工具。我们需要更好的工具来创造更好的材料。

例如&＃xff0c;现在我想要平均每天写一篇新文章&＃xff0c;我需要像以前一样学会保持/增加同样的写作质量&＃xff0c;却用较少的时间写作。在这种准备期间&＃xff0c;我读了很多博客上的个人发展清单&＃xff08;与写作清单更调谐&＃xff09;&＃xff1b;我写了博客&＃xff0c;内容像复制博客和为了完成而写博客上的内容&＃xff0c;我的写作技巧/技能得到了提高。这些无疑将帮助我提高写作速度。

工作中你用什么样的关键技能&＃xff1f;你如何升级这些技能并变得更有效率&＃xff1f;

9.了解你的动机行为

你知道当我们真正受启发而工作的时候怎么会有时间&＃xff0c;其他我们总会感觉很懒惰的时候在哪里&＃xff1f;这是正常的。当我们与内心沉思失去联系的时候&＃xff0c;懒惰就会出现。如果你知道你的动机行为&＃xff0c;那么你可以连接&＃xff0c;并启动你的生产率。

例如&＃xff0c;我通常受到启发而去写博客&＃xff0c;我发现我会更有灵感当知道我已实现了一个目标后&＃xff08;如每月完成X用户&＃xff09;&＃xff0c;或有&＃xff08;友好的&＃xff09;竞争&＃xff08;为我与较大的个人发展博客的交易树立标杆&＃xff09;&＃xff0c;或有一个比我的大的事业&＃xff08;认识到有很多人支持我的文章&＃xff0c;并从中有了收获&＃xff09;。当我筛选出这些行为&＃xff0c;并与我每天的生活整合起来时——如订阅提供列表的博客&＃xff0c;公开与读者的沟通渠道&＃xff08;评论区&＃xff0c;脸谱网&＃xff0c;推特&＃xff0c;电子邮件&＃xff09;&＃xff0c;与同类博主交谈&＃xff0c;我的动力大大增加。这个呈螺旋式上升&＃xff0c;从而加强了本身。

你呢&＃xff1f;你的动机行为是什么&＃xff1f;你什么时候会有灵感&＃xff1f;你怎么能把这些行为融入你的日常生活&＃xff0c;加强你的动机&＃xff1f;这样做肯定会提高你的生产率。

10&＃xff0e;利用时间空隙

时间空隙&＃xff0c;是指一件事和下一件事之间的短暂时间空隙。时间空隙通常出现在等待/交通期间&＃xff0c;如等待公交车/火车&＃xff0c;上下班时间&＃xff0c;等待约会开始等等。在这个时间空隙很多有准备的活动就会完成。你会感到很惊讶在那么短的时间内完成那么多事。我做的一些活动包括听自助播客&＃xff0c;往笔记本电脑上输入我的文章。通常我搭早班车&＃xff0c;为了确保有座位。在40分钟的车程中&＃xff0c;我大约可以完成文章的20&＃xff05;&＃xff0c;或完成约400-500字的输入。相对来说如果我只是睡&＃xff0c;那能在车上完成这个工作量真是太好了。

11&＃xff0e;对你的目标负责

知道你是如何做的进度跟踪是至关重要的。如果我们知道没有问责制&＃xff0c;我们就可以疯狂地工作提高生产率&＃xff0c;在某些时候&＃xff0c;我们放缓。每星期六早上我都要进行周回顾&＃xff0c;回顾下前一周我设定的目标进程。如果我完成了目标&＃xff0c;我给自己一个大大的拥抱&＃xff0c;轻拍后背。如果我没有完成目标&＃xff0c;我要明白什么地方出了错。然后从那里&＃xff0c;我制定下周的行动计划&＃xff0c;以实现下周的目标。这些周目标是月度目标的基础&＃xff0c;到月底的时候&＃xff0c;我会进行月度回顾。

12&＃xff0e;早起

这可能是因人而异&＃xff0c;我仅分享真正适合我的。早起真的让我工作更快更好。我个人认为没有任何科学依据说早起&＃xff0c;就会更有效率。我认为这是一种感觉良好的心理因素——既然你比世界上99.99&＃xff05;的人起得早&＃xff0c;你想保持领先&＃xff0c;所以激励你快速工作。你工作的速度快&＃xff0c;完成的事情就更多&＃xff0c;就能激励你保持领先&＃xff0c;做更多事情。

为什么早起有帮助的另一个原因是因为&＃xff0c;早晨的宁静有利于完成更多的工作。我爱早起&＃xff08;早上5点&＃xff09;&＃xff0c;我家附近几乎听不到任何声音。鸟儿甚至还没有歌唱&＃xff0c;汽车还没在道路上&＃xff0c;我的家人也还没起床。这是完成事情的完美时间。

13&＃xff0e;记住休息

我们不是机器或机器人。我们不可能不休息而一直保持相同的产量。时间到了&＃xff0c;我们需要休息/睡眠来恢复我们的体能&＃xff0c;然后第二天我们可以继续工作。请记住&＃xff0c;我们工作几小时要有质量&＃xff0c;而不是数量。我发现我累了的时候&＃xff0c;我选择继续工作的话&＃xff0c;我仍然能够生产东西&＃xff0c;但速度却很慢。然而我休息下&＃xff0c;我可以完成更多的事情&＃xff0c;实际花的时间却更少。