采购订单模板_基于APortal和Office365平台的电子化采购系统

客户需求

大型企业的采购管理&＃xff0c;大至机器设备、生产原材料&＃xff0c;小至办公用品&＃xff0c;日常耗材&＃xff0c;往往种类繁多&＃xff0c;涉及的供应商千差万别。如何让采购过程即合规合法&＃xff0c;又能够高效地完成&＃xff0c;避免因繁琐低效的采购流程对日常工作和生产造成阻滞。这无疑是众多企业的采购总监、采购经理们每天面临的挑战。我们的客户采购经理M先生同样遇到类似的问题。

解决方案

基于对现有流程的分析&＃xff0c;和对于企业现有系统的了解&＃xff0c;并通过和M先生的访谈&＃xff0c;我们提出并实施了如下的解决方案。

• 系统主数据 – 和采购相关的主数据主要是供应商和物料信息&＃xff0c;这部分主数据通过系统接口定时从企业的SAP系统同步到电子采购系统中&＃xff1b;

• 流程审批 – 需要采购物料的企业用户在电子采购系统中创建并提交采购申请单据 (Purchase Request)&＃xff0c;在系统中完成审批&＃xff1b;

• 生成采购订单 – 采购申请流转到相关的采购员 (Buyer)处&＃xff0c;采购员将自己负责的采购申请单据自动转换为采购订单&＃xff0c;输入供应商选择信息、比价信息等&＃xff0c;提交审批&＃xff1b;

• SAP集成 – 采购订单审批完成后&＃xff0c;通过系统接口将采购数据传送到SAP&＃xff0c;返回SAP订单编号&＃xff0c;同时自动生成包含采购信息的PDF订单文档&＃xff1b;

• 完成 – 系统自动发送邮件通知相关采购员&＃xff0c;采购员可以进入系统下载订单文档发送给供应商。

整个系统基于客户部署在Office 365平台的SharePoint Online站点进行部署。系统表单、组织结构、流程设计以及用户工作中心都基于APortal平台进行配置&＃xff0c;并结合必要的定制开发。系统流程则通过APortal工作流引擎驱动。

在项目进入正式上线的准备阶段时发生了一个小插曲。客户方的欧洲采购总监突然提出一个新的应用场景&＃xff1a;按照公司现有的流程标准&＃xff0c;小金额的采购申请只需要经过成本中心负责人或项目负责人审批就可以进入采购环节。如果成本中心或项目负责人本人发起的小金额的采购申请&＃xff0c;在系统中就不需要经过任何审批而直接通过。对于实际业务来说&＃xff0c;这可以算是一个流程漏洞&＃xff0c;如何弥补这个漏洞&＃xff0c;客户方的采购总监将这个问题抛给了水杉项目组。

项目组讨论后决定在流程启动后的成本中心或项目负责人审批前增加一个逻辑节点&＃xff0c;判断当前申请的发起用户和将要进行审批的用户是否相同&＃xff0c;如果相同则将下一个节点的审批用户自动升级为申请人的直线经理。这样就完美解决了小金额采购申请的审批环节可能会被跳过的问题&＃xff0c;同时也没有耽误上线进度。客户采购总监对这个解决方案表示非常满意。

实施效果

通过APortal组织结构和流程设计器完美复制了企业的采购授权审批流程&＃xff0c;确保了电子化的采购申请流程合规合法。

电子化采购系统对采购流程实现了高度自动化&＃xff0c;从SAP系统获取物料、供应商、物料单位等主数据并用于采购单据选择&＃xff0c;采购申请到采购订单的自动转换&＃xff0c;以及采购订单数据通过系统接口自动传递到SAP的一系列过程&＃xff0c;显著降低了业务差错率&＃xff0c;减少了不必要的重复数据录入。流程结束后自动生成的订单PDF文件&＃xff0c;基于企业标准模板生成&＃xff0c;提高了企业对外专业化形象。

系统上线后&＃xff0c;用户无论在公司内外&＃xff0c;都可以随时随地通过公司内部网络或者外部互联网接入部署在Office 365平台的电子化采购系统&＃xff0c;发起采购申请&＃xff0c;或是对需要自己审批处理的采购申请单据进行审批&＃xff0c;大大提高了采购相关流程的处理和执行效率。

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