你好&＃xff0c;我是陈西。
今天我们来看一些PPT中的操作小技巧&＃xff0c;快速让你的PPT操作效率翻倍&＃xff0c;上台汇报更有信心。
直接进入正题啦。
1.关于PPT的保存问题。
职场人或者学生党在做PPT的时候&＃xff0c;可能都遇到过PPT奔溃的情况&＃xff0c;或者什么断电&＃xff0c;电脑蓝屏等等意外情况。
这个时候PPT保存的重要性就显现出来啦&＃xff01;
如果你没有及时保存&＃xff0c;那么费了半天功夫做的PPT就会灰飞烟灭一部分&＃xff0c;又得重新补上没有保存的那一部分&＃xff0c;会很难受的。
所以很多人推荐把PPT的自动保存时间缩短成1分钟&＃xff0c;这样就不用担心啦。其实这是错误的哦。
我们先来看看怎么修改PPT的自动保存时间。点击文件选项卡&＃xff0c;找到最下面的选项&＃xff0c;点开之后再找到保存&＃xff0c;就可以看到设置保存时间的地方了。
个人建议直接默认就好&＃xff0c;不需要设置那么短的自动保存时间&＃xff0c;保存节奏那么快&＃xff0c;反而更容易卡。
因为PPT在自动保存的时候&＃xff0c;需要你停下操作&＃xff0c;如果你正在操作一些图片或者元素比较多时&＃xff0c;软件反应不过来就会卡机&＃xff0c;然后就容易奔溃。
那么最保险的应该怎么做呢&＃xff1f;
那就是手动保存&＃xff0c;按Ctrl&＃43;S就好啦&＃xff0c;做完几步操作后&＃xff0c;就手动保存一下&＃xff0c;在手动保存的时候&＃xff0c;你会停下来&＃xff0c;这个时候软件就不容易奔溃。
不仅仅是PPT&＃xff0c;还有Word&＃xff0c;PS等等软件&＃xff0c;也要养成手动保存的习惯&＃xff0c;减少意外产生时不必要的重复操作。
2.快速访问工具栏的设置。
快速访问工具栏的设置可以大大节省我们操作的时间。
那么怎么设置呢&＃xff1f;
有两种设置的方式。
第一种&＃xff0c;点击文件选项卡&＃xff0c;点击最下面的选项&＃xff0c;就可以看到快速访问工具栏了。
然后就可以根据自己的操作习惯进行设置了。左边有所有的PPT操作的工具&＃xff0c;找到常用的&＃xff0c;选中&＃xff0c;然后点击中间的添加按钮即可。
按钮调节&＃xff0c;可以确定他们之间的前后关系&＃xff0c;设置好&＃xff1b;
添加到右边之后&＃xff0c;可以选择最右侧上下箭头这个工具&＃xff0c;进行右侧上下调节最后点击确定即可。
第二种&＃xff0c;直接在选项卡空白处右键&＃xff0c;也可以进入快速访问工具栏的设置。
进入之后&＃xff0c;设置的方式和之前的就是一样的啦。
另外&＃xff0c;快速访问工具栏可以显示在功能区的上方和下方。看上图&＃xff0c;右键即可调节。一般情况下放在下方&＃xff0c;更加方便操作。
3.关于PPT插件问题。
有时候我们制作PPT&＃xff0c;为了提升效率&＃xff0c;会使用一些插件&＃xff0c;但是在使用插件的过程中也会遇到一些小问题。
比如我们安装了某些PPT插件&＃xff0c;可以却找不到它们&＃xff0c;那该怎么办&＃xff1f;
这个时候&＃xff0c;可以点击文件&＃xff0c;再点击最下面的选项&＃xff0c;进入之后&＃xff0c;找到加载项&＃xff0c;看下面的COM加载项&＃xff0c;点击转到。
然后选择自己安装的要使用的PPT插件&＃xff0c;在前面打勾即可&＃xff0c;然后确定稍等一下就可以啦。
当然&＃xff0c;如果装了太多的PPT插件&＃xff0c;在启动PPT的时候会比较卡。
所以这个时候也可以到加载项里面&＃xff0c;把这些插件前面的勾去掉。要用的时候再打开&＃xff0c;毕竟一般情况下使用插件并不多。
但是&＃xff0c;有时候这样操作&＃xff0c;并不能将这些插件调出来&＃xff0c;又该怎么办&＃xff1f;
首先还是点开文件&＃xff0c;找到最下面选项&＃xff0c;再找到加载项。
找到加载项之后&＃xff0c;不要点COM加载项的转到&＃xff0c;你需要点开&＃xff0c;找到下面的禁用项目&＃xff0c;选择&＃xff0c;再点击转到。
然后你就会看到禁用项目。找到那个PPT插件&＃xff0c;再点击启用就可以啦。
如果上面两个方法都没有办法调出插件&＃xff0c;那么可能就需要卸载重装了。
4.关于幻灯片放映加不加动画问题。
很多时候做汇报呢&＃xff0c;我们辛辛苦苦做了不少动画&＃xff0c;可是到了要上台汇报的时候&＃xff0c;被告知说时间不够&＃xff0c;不用给PPT加动画了。
或者很多小伙伴套用了PPT模板&＃xff0c;但是不想要PPT模板里面那些复杂的动画&＃xff0c;就想要用一个静态的。
那么这些时候该怎么办&＃xff1f;
一个一个动画删除吗&＃xff1f;这样子效率肯定很低呀&＃xff01;说不准哪时候又要动画呢&＃xff1f;
这个时候可以在幻灯片放映里面进行调节。
点击幻灯片放映选项卡&＃xff0c;找到设置幻灯片放映&＃xff0c;不需要加动画的话&＃xff0c;直接勾选那个放映时不加动画即可。如果又要动画&＃xff0c;再把勾去掉&＃xff0c;很机智&＃xff01;
5.关于演示者视图问题。
有时候演讲稿太多&＃xff0c;不想背&＃xff0c;怎么办&＃xff1f;
可以偷懒给幻灯片添加备注&＃xff0c;然后使用演讲者视图模式&＃xff0c;这样自己就可以看到备注&＃xff0c;而听众只能看到整个PPT页面&＃xff0c;向你投来羡慕的目光&＃xff01;
但是&＃xff0c;要记得勾选演示者视图模式。
在幻灯片放映里面&＃xff0c;可以找到勾选上。一般情况下应该是默认的。
这样你就可以使用演示者视图模式啦。
听众只能看到你的PPT整个页面&＃xff0c;而你可以看到整个后台的区域&＃xff0c;看到下一张幻灯片&＃xff0c;看到备注的文字&＃xff0c;可以说很棒哒&＃xff01;
6.关于母版的操作小技巧。
可以把母版这个功能按钮放在快速访问工具栏上&＃xff0c;这样就可以快速进入母版视图进行设置。
有时候&＃xff0c;我们回车新建一页空白页&＃xff0c;但是会带有母版里面的一些框框&＃xff0c;还得慢慢删&＃xff0c;很麻烦&＃xff0c;这时候可以怎么做&＃xff1f;
直接进入母版里面&＃xff0c;删除所有不必要的页面&＃xff0c;留下两张删不了的&＃xff0c;这时候将上面的框框全部删除即可。回到正常的视图回车新建空白页就是干净的啦。
当然&＃xff0c;有时候做PPT呢&＃xff0c;会偶尔到PPT页面之外的区域操作&＃xff0c;或者不小心滑了一下鼠标&＃xff0c;那么这时候PPT页面就会跳到下一页&＃xff0c;很烦&＃xff01;
怎么解决这个问题呢&＃xff1f;
还是进入到母版里面&＃xff0c;按住Ctrl并滚动鼠标滚轮可以对页面进行缩放。
将页面缩到最小&＃xff0c;然后在页面的两个对角各加一个小矩形&＃xff0c;再回到正常视图就可以解决这个问题啦。
当然&＃xff0c;这个操作看个人喜好&＃xff0c;我就比较喜欢使用&＃xff0c;不喜欢使用按照自己的习惯就好。
7.关于幻灯片切换的问题。
幻灯片切换这里面也有一个经常困扰小伙伴的问题。
很多小伙伴制作幻灯片为了节省时间&＃xff0c;提升效率&＃xff0c;会去使用一些别人做的PPT模板。
但是做好之后&＃xff0c;又不试一下全屏播放&＃xff0c;等到上台演讲的时候发现幻灯片是自动切换的&＃xff0c;不是讲完这一页点击一下再到下一页。这时候就慌了&＃xff0c;不知道怎么办了。
其实很简单&＃xff0c;找到切换选项卡&＃xff0c;看到右侧&＃xff0c;勾选单击鼠标时&＃xff0c;将设置自动换片时间前的勾去掉即可。
但是&＃xff0c;如果每一页都这样慢慢去勾选&＃xff0c;那还怎么演讲&＃xff0c;岂不让别人看笑话&＃xff01;
这个时候你勾选好之后&＃xff0c;再点击一下左边的应用到全部就可以啦。
当然&＃xff0c;这样做有一个缺点&＃xff0c;那就是如果你设置了每一页不同的换片方式&＃xff0c;这个时候应用到全部就只有当前这一种换片方式了。
所以PPT在做好之后&＃xff0c;一定不要偷懒&＃xff0c;要全屏放映一下&＃xff0c;防患于未然&＃xff0c;这个时候出现问题还有时间可以调整。
8.关于幻灯片中格式刷的问题。
很多小伙伴做PPT的时候&＃xff0c;要给不同的形状添加同样的效果&＃xff0c;或者同样效果的动画&＃xff0c;这个时候通常都是一个一个慢慢去调节&＃xff0c;这样效率很低。
一定要记住&＃xff0c;PPT中有两把很重要的刷子。那就是格式刷和动画刷。
选择调节好效果的元素&＃xff0c;点击相应的格式刷&＃xff0c;再点击要添加同样效果的元素即可。
如果你要给好几个元素添加同样的效果&＃xff0c;那该怎么办&＃xff1f;刷完一个再回去点击格式刷再刷下一个吗&＃xff1f;
这样效率明显很低呀&＃xff01;
这个时候&＃xff0c;你选中添加了效果的元素&＃xff0c;双击格式刷&＃xff0c;速度要快点&＃xff0c;这样你就可以连续给不同的元素刷上相同的效果。
如果要取消的话&＃xff0c;点击一下页面空白处或者再次单击格式刷即可。
动画刷也是这样子的操作&＃xff0c;一模一样的。
以上&＃xff0c;完。
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