“远程办公效率低？”谈谈职场沟通与交流

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作者| Mr.K   编辑| Emma

来源| 技术领导力(ID&＃xff1a;jishulingdaoli)

经过一周的远程办公&＃xff0c;相信大家的感受跟我一样&＃xff0c;远程办公就好像鸡肋&＃xff0c;实行起来效率大打折扣&＃xff0c;不施行吧&＃xff0c;员工闲在家里&＃xff0c;公司耗不起。问题究竟出在哪里&＃xff1f;除去办公软件、网络等因素之外&＃xff0c;最大的问题还是沟通。

沟通的重要性&＃xff0c;不言而喻&＃xff0c;许多职业对沟通能力都有明确的要求。比如产品经理&＃xff0c;要懂得挖掘用户的真实诉求&＃xff0c;要循循善诱&＃xff0c;引导需求方提出更靠谱的需求&＃xff0c;再甩给开发。

对于某些岗位&＃xff0c;常常被认为沟通不是那么重要&＃xff0c;因此对沟通能力不做过多要求&＃xff0c;比如开发人员、设计师、测试、运维等等岗位。殊不知&＃xff0c;在许多一线互联网公司&＃xff0c;高P工程师都有很强的沟通和协调能力。

技术圈里有个说法&＃xff1a;一流的技术架构&＃xff0c;加二流的落地执行&＃xff0c;效果远不如二流的技术架构&＃xff0c;加一流的落地执行。这句话强调的是&＃xff0c;沟通协调能力对于架构师的重要性。

我尝试从工程的角度来讲解沟通&＃xff0c;帮助大家更好的理解沟通的本质。通过对整个沟通过程的拆解&＃xff0c;得出沟通信息流图&＃xff0c;如图1所示。

图1  沟通信息流图

沟通的整个过程&＃xff0c;包含以下七个要素&＃xff1a;

说话者。信息发送者&＃xff0c;也就是信息论模型中的信息源。说活者的文化背景、知识结构、经历经验、性别、职业、兴趣爱好、能力等方面的差异&＃xff0c;决定了其传递信息内容的差异。

听话者。听众&＃xff0c;即接受信息的一方。说话者的目的是将信息传递给听话者&＃xff0c;并且希望获得某种回应。对于一个好的说话者来说&＃xff0c;要针对听话者的差异去设计说话内容、方式。说直白一点&＃xff0c;就是见人说人话&＃xff0c;见鬼说鬼话。

信息。信息是说话者所要表达的思想感情&＃xff0c;是沟通的客体。它是看不见摸不着的&＃xff0c;必须通过语言、文字符号、图形、影像等形式来传达。

媒介。传递任何信号&＃xff0c;都必须有运载工具&＃xff0c;即信道。传播媒介包括海报、广播、电视或者网络应用&＃xff0c;还有各种各样的直观道具等。

场景。场景又称背景&＃xff0c;是沟通发生的时间与地点&＃xff0c;任何沟通总是在一定情形下发生的&＃xff0c;场景包括某一具体的场景&＃xff0c;也包括社会历史场景会对沟通产生不同的影响&＃xff0c;因此&＃xff0c;说话者必须具有根据实际情况的变化而改变沟通策略的能力。

干扰。干扰可能是来自外部的一些刺激物&＃xff0c;如噪音、迟到者&＃xff0c;也可能来自沟通主体的内部&＃xff0c;例如身体某部位突然不适、思想开小差等。消灭干扰是不可能的&＃xff0c;成功的说话者能够很好地对付各种干扰&＃xff0c;减少它们的影响。

反馈。反馈本来是电子工程学的概念&＃xff0c;这里借指说话过程中听话者对接收到的信息的反应。反馈的形式包括语言形式和非语言形式&＃xff0c;如喝彩声、嘘声、鼓掌、摇头、起身离开会场的行为等。

在了解了沟通七要素的基础上&＃xff0c;结合自己多年管理实践&＃xff0c;总结了高效沟通的5个原则&＃xff1a;

第一&＃xff0c;说人话&＃xff0c;用对方能理解的方式说。尤其在专业性比较强的领域&＃xff0c;如计算机、金融、法律等&＃xff0c;专业人员往往会忽略对方对专业知识的掌握程度&＃xff0c;一开口沟通就满嘴专业词汇&＃xff0c;弄得对象一脸问号&＃xff0c;显然这是无效沟通。

正确的做法是用口语化的表达&＃xff0c;来解释专业领域知识&＃xff0c;比如给非计算机专业的朋友&＃xff0c;解释区块链技术&＃xff0c;千万别说什么共识算法、去中心化、加密算法等&＃xff0c;建议采用比喻的方式来解释。

你可以说&＃xff0c;区块链好比男女谈恋爱&＃xff0c;俩人都晒了朋友圈&＃xff0c;心形石头&＃xff0c;从此变成我们&＃xff0c;并且被其他适婚男女看到了&＃xff0c;就是一个区块链应用。如果有一天某一方违背诺言&＃xff0c;另寻新欢&＃xff0c;不要以为删除照片就有用&＃xff0c;因为桩桩件件都被所有适婚男女记录在案。不可删除&＃xff0c;不可更改&＃xff0c;这就是区块链技术。这样一打比方&＃xff0c;外行就都能明白了。

第二&＃xff0c;重要的事情当面说&＃xff0c;表情和肢体语言作用超出你想象。移动互联网时代&＃xff0c;人与人沟通的方式丰富多样&＃xff0c;有电子邮件、短信、电话、视频通话等等&＃xff0c;实际上&＃xff0c;最有效的沟通方式还是面对面沟通。微信张小龙&＃xff0c;给大家的社交建议&＃xff1a;放下手机&＃xff0c;多跟人聊天。因为那是最直接有效的&＃xff0c;任何App都无法取代。

重要的事情不仅要说三遍&＃xff0c;更重要的是当面说&＃xff0c;如果实在无法面谈&＃xff0c;比如疫情之下的在线办公&＃xff0c;也尽量采用视频会议的方式&＃xff0c;面对一个鲜活的沟通对象&＃xff0c;沟通起来更带劲。

第三&＃xff0c;找个安静的地方&＃xff0c;平和地说。从沟通要素中&＃xff0c;我们知道了干扰因素对沟通效果的影响&＃xff0c;降低干扰因素&＃xff0c;有助于提升沟通效果。可以选择一个安静&＃xff0c;没有外人、噪音打扰的环境之下进行沟通&＃xff0c;远程办公要事先和家人约定好&＃xff0c;哪个时间段不要打扰&＃xff0c;休息的时候再处理家里的事情。

同时&＃xff0c;沟通的过程也要尽量保持情绪的平和&＃xff0c;避免情绪波动较大的时候进行重要事项的沟通。

第四&＃xff0c;通过丰富的媒介提升沟通质量。一些重要的商务沟通场合&＃xff0c;如项目方案演示会&＃xff0c;通过借助PPT、图表、视频等多媒体方式&＃xff0c;帮助双方更高效的沟通。人类的思维是偏感性、具象的&＃xff0c;眼见为实&＃xff0c;因此一些复杂的方案演示&＃xff0c;会采用视频动画的方式来更好的表达意图。

第五&＃xff0c;根据对方的反馈&＃xff0c;补充沟通内容。沟通是双向的&＃xff0c;除了说话者表达自己想要传达的信息&＃xff0c;还需要借助听话者的反馈&＃xff0c;来验证听话者是否完整接收到了说话者想要表达的信息。当说话者接收到听话者的反馈后&＃xff0c;进行信息补充、纠正。这是非常重要&＃xff0c;并且是常常被忽略的环节。

尤其在职场当中&＃xff0c;上级向下属布置工作任务的时候&＃xff0c;需要下属复述任务&＃xff0c;在一些日本企业里&＃xff0c;规定上级布置任务的时候要说5遍。给华为起草《华为基本法》的中国人民大学--包政教授&＃xff0c;也是老K的老师&＃xff0c;曾经描述过日本公司是这样布置工作的&＃xff1a;

第一遍&＃xff0c;管理者&＃xff1a;“渡边&＃xff0c;麻烦你帮我做一件事。”渡边准备去做。

第二遍&＃xff0c;管理者&＃xff1a;“别着急&＃xff0c;麻烦你重复一遍。”渡边重复了一遍。

第三遍&＃xff0c;管理者&＃xff1a;“你觉得做这事的目的是什么&＃xff1f;”渡边复述出目的。

第四遍&＃xff0c;管理者&＃xff1a;“你觉得做这事会遇到什么意外&＃xff1f;遇到什么情况你要向我汇报&＃xff0c;遇到什么情况你可以自己做决定&＃xff1f;”渡边说&＃xff1a;“如果遇到A情况我向您请示&＃xff0c;如果遇到B情况我自己解决。”

第五遍&＃xff0c;管理者&＃xff1a;“你还有什么更好的想法和建议吗&＃xff1f;”渡边谈谈自己的看法。

这是最典型反馈式沟通&＃xff0c;都说日本企业的管理细致&＃xff0c;连布置任务都要说5遍&＃xff0c;再想想中国的领导们&＃xff0c;常常把“不要让我说第二遍”、“你不懂我”挂在嘴边&＃xff0c;下属则以善于揣测领导意图为荣&＃xff0c;中国的职场人太累了。

疫情之下&＃xff0c;希望大家都能提高远程办公的效率&＃xff0c;企业尽快恢复生产&＃xff0c;如果觉得本文对你有帮助&＃xff0c;不要打赏&＃xff0c;请点在看、转发朋友圈&＃xff0c;感谢你的支持&＃xff01;

(图片来源CC0图库)

作者简介&＃xff1a;K&＃xff0c;知名电商公司技术老K级人物。武做过CTO&＃xff0c;文出过畅销书&＃xff0c;带你一起洞见技术新时代。

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