项目范围管理不受控，需求不断蔓延，怎么办？

资源有限的范围内&＃xff0c;需求无限增加蔓延……

相信对于每一位项目经理来说&＃xff0c;这都是成功路上的绊脚石。理想中&＃xff0c;希望项目在有限的资源内保质保量的快速完成&＃xff1b;实际上&＃xff0c;在项目开发过程中会遇到各种问题导致需求增加&＃xff0c;我们该怎么处理呢&＃xff1f;

别慌&＃xff01;理清思路&＃xff0c;从项目范围管理和资源管理入手&＃xff0c;化繁为简更有利于项目成功。

1、项目范围管理

作为项目的统筹人-项目经理要在项目范围把控方面做足功课&＃xff1a;

1.1 充分了解项目需求&＃xff0c;明确项目边界

项目前期商业论证&＃xff08;可行性分析&＃xff09;要让客户进行需求确认的同时还应让项目相关团队成员了解需求&＃xff0c;明确实现需求必须要交付的成果&＃xff0c;这就需要项目经理做好阶段性计划&＃xff0c;明确交付物成果的标准&＃xff1b;做好WBS计划&＃xff08;工作分解结构&＃xff09;&＃xff0c;将计划分解&＃xff0c;拆分成各项任务&＃xff0c;并将任务派到各项目成员处。

以易趋项目管理软件为例&＃xff1a;

●阶段计划

项目经理需配合决策层结合现有资源和预算&＃xff0c;制定出完整的阶段计划&＃xff0c;落实阶段负责人以及不同阶段的计划完成时间。项目经理可根据项目计划跟踪项目状态并根据实际情况进行调整。&＃xff08;详见图1&＃xff09;

 图1&＃xff1a;易趋商业论证-管理阶段计划视图

●交付物管理

每个阶段可以根据设置相对应的交付物及计划完成时间&＃xff0c;高层管理和项目经理可及时监控交付物状态。同时可设置是否需要评审&＃xff0c;可通过定义“需要评审”对交付物的质量进行把控&＃xff0c;以免出现在项目后期爆发质量问题而返工。&＃xff08;详见图2&＃xff09;

图2&＃xff1a;易趋商业论证-交付物管理视图

1.2根据现有资源和预算&＃xff0c;砍掉部分需求&＃xff0c;压缩项目范围

项目范围划定要在前期商业论证&＃xff08;项目可行性分析&＃xff09;的时候进行确认&＃xff0c;那如何在资源预算有限的情况下&＃xff0c;精准把控范围呢&＃xff1f;

梳理需求的优先级&＃xff0c;以便合理配置资源&＃xff1a;将资源配置在优先级高的需求上&＃xff1b;需求的优先级过低&＃xff0c;对项目整体并没有多大影响但是又要占用资源的&＃xff0c;就需要将他们砍掉。

可参考图3“紧急-重要四象限法”&＃xff1a;

—紧急重要&＃xff08;立即去做、优先分配资源&＃xff09;

—紧急不重要&＃xff08;能不做就不做&＃xff09;

—重要不紧急&＃xff08;分解任务、制定计划&＃xff09;

—不重要不紧急&＃xff08;坚决不做&＃xff09;

图3&＃xff1a;紧急-重要四象限法

以易趋项目管理软件为例&＃xff1a;

易趋需求管理模块可以统一、集中地管理各种类型的业务需求&＃xff0c;全程管控需求从提出、受理到开发、上线的全过程。还设置了需求的优先级&＃xff0c;对所有的需求进行监控管理&＃xff0c;及时调整&＃xff0c;避免需求的无限蔓延&＃xff0c;保障项目的完成。

 图4&＃xff1a;易趋需求列表视图

1.3对项目执行工作进行监控

明确项目范围与项目计划之后&＃xff0c;接下来就是项目过程管理了。由于项目的推进是一个动态发展的过程&＃xff0c;项目经理需要全程进行监控&＃xff0c;保证项目执行与项目目标不偏离。为了更全面、更及时、更高效管理项目执行过程&＃xff0c;可以借助合适的项目管理软件进行项目管理。

以易趋项目管理软件为例&＃xff1a;

由于项目相关的业务流程均在易趋运行&＃xff0c;在易趋项目报表模块中&＃xff0c;实时监控、统计分析以及周期性报告都能通过系统自动生成&＃xff0c;节省了项目经理的时间和精力&＃xff0c;也提高了数据的及时性和准确性&＃xff0c;更加方便项目经理及时掌握项目的进度情况。&＃xff08;详见图5&＃xff09;

 图5&＃xff1a;易趋项目报表视图

2、项目资源管理

项目资源管理是最关键的是人员管理&＃xff0c;高效的项目管理是建立在对资源的有效配置之上的&＃xff0c;通过资源的精细化管理&＃xff0c;可以降低人员成本&＃xff0c;提升项目效率&＃xff0c;实现在有限的资源中保障项目的成功交付。具体怎么实操呢&＃xff1f;

2.1资源池的规划建设

项目资源管理在项目实施过程中是要对现有资源进行分析&＃xff0c;结合项目需求进行计划分配。这是建立在对现有资源的整体情况掌控之下开展的&＃xff0c;那么对现有资源的人员情况需要尽可能详细的了解&＃xff0c;例如人员数量、擅长技能、可用时间等有效信息。

以易趋项目管理软件为例&＃xff1a;

易趋搭建了资源池&＃xff0c;进行建设维护&＃xff0c;团队成员每个人的详细技能、参与项目等信息一目了然&＃xff0c;利于科学的进行人员资源调拨&＃xff0c;最大限度优化人员利用率&＃xff0c;避免资源浪费与冲突。&＃xff08;详见图6&＃xff09;

 图6&＃xff1a;易趋资源池-团队人员资料视图

2.2制定资源计划

项目经理要根据项目的需求&＃xff0c;制定覆盖全项目的人员资源计划&＃xff0c;包括前期的资源需求、资源具体任务分配、项目过程中资源的利用情况&＃xff0c;以此保障项目健康运行。

图7为易趋前期商业论证&＃xff0c;项目经理所需人员的资源需求申请模块。根据项目实际需求可申请不同类型人员&＃xff0c;以及工时需求。

当资源调整时&＃xff0c;可以根据发布的不同版本与原来的版本进行基线跟踪&＃xff0c;了解资源变化的历史记录&＃xff0c;便于后期项目的统筹分析。

图7&＃xff1a;易趋商业论证-资源需求视图

图8为易趋项目计划模块中项目经理在进行任务分解后&＃xff0c;对人员资源的具体任务安排以及制定的详细工时计划。颗粒度细到将具体任务落实到个人&＃xff0c;制定每日任务所需工时。还可及时跟踪所有资源的使用情况以及任务完成情况&＃xff0c;迅速地做出资源调整&＃xff0c;避免资源浪费。

图8&＃xff1a;易趋项目计划-资源计划视图

总结

项目范围管理和资源管理都在项目中起着至关重要的作用&＃xff1a;项目范围管理为项目实施提供范围框架&＃xff0c;提高了前期资源估算的准确性&＃xff0c;是项目管理工作的基础&＃xff1b;而资源的精准性管理使项目管理实现甚至超越既定目标。两者的配合管理既解决了需求的”无限“&＃xff0c;也解决了资源的”有限”&＃xff01;

需求的无限可以通过需求分析&＃xff0c;进行优先排序&＃xff0c;界定项目范围&＃xff0c;使得“无限”范围可控&＃xff1b;而资源的“有限”可以通过科学的人员管理&＃xff0c;通过高效的人员配置和灵活的资源调拨&＃xff0c;使得人尽其用&＃xff0c;发挥出资源的价值最大化。