我是如何用协作工具提升员工工作效率的

2013年&＃xff0c;杰哥、彬娃和我一起走向了创业的道路&＃xff0c;也是从那一天开始&＃xff0c;我从一个个人独立博客或是个人站长身份&＃xff0c;逐渐向团队化运作&＃xff0c;2015年&＃xff0c;阿辉、郁辉等人的相继加盟&＃xff0c;让这个团队越加壮大。

自从组建团队后&＃xff0c;对协同办公的工具越来越依赖&＃xff0c;之前分享过很多实用软件&＃xff0c;比如印象笔记、Worktile、麦客表单、伙伴云表格。

如果说印象笔记解决团队内容的问题&＃xff0c;Worktile解决了项目管理问题&＃xff0c;麦客表单解决了信息收集问题&＃xff0c;那么伙伴云表格则解决了公司内部管理问题。

那么伙伴云表格到底能解决团队什么问题呢?请往下看

以前我一个人&＃xff0c;一人吃饱全家不饿&＃xff0c;用什么工具到也是次要的&＃xff0c;也很少推荐。后面随着杰哥、彬娃、阿辉等人的加入&＃xff0c;也使得我对团队协作的需求越来越大。

团队人数多了后&＃xff0c;一个小项目&＃xff0c;需求文档、合同文档、反馈文档等等一大堆。时间长了&＃xff0c;乱了&＃xff0c;也烦了。还有员工信息、公司财务、流水账、办公用品、考勤、合同等等文档。

而如今&＃xff0c;公司制度逐渐健全&＃xff0c;团队也日益发展壮大&＃xff0c;公司的内部管理就显得尤为重要&＃xff0c;

但对于每年要交上万块的ERP企业管理系统来讲还是显得有些捉襟见肘&＃xff0c;所以找到一款协同办公工具尤为重要。

再此之前&＃xff0c;我体验过很多产品今目标、简道云、伙伴云表格、超级表格、百会格格等等&＃xff0c;他们都是优秀的协同文档工具&＃xff0c;也许是因为选择太多&＃xff0c;反而觉得第一眼非常重要&＃xff0c;所以还是回归最初&＃xff0c;选择了伙伴云表格&＃xff08;huoban.com&＃xff09;&＃xff0c;主要是域名也好记。

下图是我所有的工作文档&＃xff0c;可以看到公司内部的一些常用文档&＃xff0c;我都放到这里面了。

对于新人也不用担心&＃xff0c;它上手比较简单&＃xff0c; 5分钟就能学会&＃xff0c;你只需要把你的Excel文档导入到伙伴云表格就好了。

文档看着是不是很多?这已经精简不少了&＃xff0c;其实也没大家想的那么复杂&＃xff0c;因为这个工具的重点功能在于协同办公。

比如我们团队的李娟&＃xff0c;她负责给客服送礼、合同、登记办公用品等等&＃xff0c;所以只需要点设置一下文档权限。

这样的话&＃xff0c;李娟只能看到自己的数据&＃xff0c;看不到别人的&＃xff0c;只有我才能看到所有信息。

然后&＃xff0c;剩下的事就交给李娟去做好了&＃xff0c;你只需要看看员工登记的情况即可&＃xff0c;有时候&＃xff0c;我也会用手机版来看信息&＃xff0c;也不用反复的用QQ传文档了&＃xff0c;协同办公就是这么方便。

另外这眼看就到年底了&＃xff0c;公司一般都会给客户送礼品啥的&＃xff0c;那么李娟就会把送礼清单记录到这里&＃xff0c;哪些客户送了&＃xff0c;哪些客户还没送&＃xff0c;在这里一目了然。

因为他的简洁和方便&＃xff0c;没那么多花销的点缀&＃xff0c;上手简单&＃xff0c;所以第一印象觉得不错。

随着团队成员越来越多&＃xff0c;登记员工信息&＃xff0c;知道他们的入职时间、生日也是非常重要&＃xff0c;这作为公司人性化管理的一部分&＃xff0c;最起码员工过生日要送个小礼物吧?

(手机上的员工信息表格)

员工很多&＃xff0c;如何迅速找打最近有哪些员工过生日?

也很简单&＃xff0c;伙伴云表格继承了Excel的优秀功能&＃xff0c;比如&＃xff0c;点开文档&＃xff0c;选择左边的“自定义筛选”&＃xff0c;选择“生日”&＃xff0c;我们就能迅找到速最近一个月内要过生日的员工了。

看似很复杂的表单&＃xff0c;其实都是套用的现成模板&＃xff0c;官方给了很多现成的模板&＃xff0c;只需要稍稍删点不需要的就可以用了&＃xff0c;对于重度使用者而言&＃xff0c;光靠模板显然无法满足他们的需求。而伙伴云表格强大的自定义功能&＃xff0c;可以直接套用。

(官方提供的现成模板)

应该说&＃xff0c;伙伴云表格除了具备Excel一些基本功能之外&＃xff0c;我想它最大的优秀在于在线协同办公&＃xff0c;让大量的重复文档归一&＃xff0c;同时权限管理功能&＃xff0c;也可以让员工不能看到不该看的东西。

写在最后&＃xff1a;

当初找这些工具的时候想法也很简单&＃xff0c;一是要求手机、电脑都能用&＃xff0c;二是解决文档乱又多的问题&＃xff0c;三是打开速度快&＃xff0c;四是权限体系完善&＃xff0c; 五是减少自己工作量。

所以今目标、简道云、伙伴云表格、超级表格、百会格格&＃xff0c;从这些协同办公工具里走了一圈&＃xff0c;最终又回到起点&＃xff0c;也许第一眼看上的才是最好的吧。

对了&＃xff0c;伙伴云表格是袁兆江和戴志康创办的&＃xff0c;来自原Discuz!团队&＃xff0c;用它也是一种情怀。

伙伴云表格使用地址&＃xff1a;https://www.huoban.com/

如果你对协同工具有更好的推荐&＃xff0c;或者有需要讨论的&＃xff0c;可以移步到松松论坛&＃xff0c;我们会在哪里讨论并回复。

来源&＃xff1a;卢松松博客&＃xff08;微信/QQ&＃xff1a;13340454&＃xff09;&＃xff0c;欢迎分享本文&＃xff0c;转载请保留出处&＃xff01;http://lusongsong.com/reed/1640.html