如何有效的执行任务始终是职场上的一个重要命题。传统的管理结构是呈金字塔型的&＃xff0c;工作指令逐级分解到基层执行者——战略分解成战役&＃xff0c;再分解为战斗。在传递的过程中指令“走样”的情况时有发生&＃xff0c;给组织整体效率带来阻碍。
我们简单的将工作指令传递的环节分为三个——下达者、传递者和接收者&＃xff0c;然后依次来分析一下问题怎么发生的&＃xff0c;以及如何避免。
一、工作指令本身的问题
一是领导的交待本来就不清楚&＃xff0c;要么没有详细探讨执行的可行性&＃xff0c;或者存在歧义的情况&＃xff0c;要么就是没有时间、成果等明确要求。很多领导在布置工作的时候其实是没有想清楚的&＃xff0c;在某些工作环境下也没有仔细思考的时间&＃xff0c;所以工作指令本身就有问题。
至于工作执行的流程更是没有经过上、下级的认真推敲&＃xff0c;很多领导是不知道一线实际情况的&＃xff0c;只顾提要求——好像布置了就完成了自己的任务、就能卸脱自己的责任一样。
很多企业现在利用“人、电脑、手机”网络系统传递文字性指令&＃xff0c;最大限度避免歧义和误解&＃xff0c;利用指令的标准内容格式提高准确性、完整性&＃xff0c;网络的便捷性又一定程度上保障了及时性。所以“OA系统”、“项目管理系统”等的确大有必要。
二、管理者领会、思考和加工的问题
作为接受指令的管理者&＃xff0c;不能简单的将上级的指令直接传递给下属&＃xff0c;那就是我们说的“二传手”。管理者必须经过自己的领会、思考和加工后&＃xff0c;再把任务用自己的语言传递给下属——这个过程中有工作的解读、流程的梳理、任务的分工等。
这其实是确保工作指令执行不“走样”最重要的环节&＃xff0c;但也是最容易出现问题的环节。管理者的价值也正是体现在这里&＃xff0c;管理者的理解能力、统筹能力得到检验。
有些管理者在指令传递过程中发生“弱化”&＃xff0c;没有把工作的重要性讲透讲深讲到位&＃xff0c;没有在布置工作的同时去统一大家的认识&＃xff0c;对工作要求没有“对标对表”&＃xff1b;有些指令又发生了“扩大化”的问题&＃xff0c;比如搞“一刀切”就是典型的简单粗暴执行上级指令的现象&＃xff1b;有些指令传递的方法本身就不对&＃xff0c;照搬上级工作指令的内容&＃xff0c;典型的如“照本宣科”&＃xff0c;不去结合一线、现场的实际情况。
管理者还是要在充分理解上级意图的前提下&＃xff0c;多思考、多结合实际情况&＃xff0c;把工作任务传达到位。同时&＃xff0c;管理者平时的团队文化培养、流程制度建设这些基础性工作&＃xff0c;对工作的执行同样具体重要的作用。
三、下属接收指令的问题
很多时候下属自以为听懂了&＃xff0c;其实没有&＃xff1b;自以为是这个意思&＃xff0c;其实不是。所以布置工作的时候&＃xff0c;可以让下属复述一遍任务&＃xff0c;以确保“讲”的人和“听”的人达成了一致。
有时候存在这种情况&＃xff0c;上级布置任务时连批带骂&＃xff0c;结果下属一边点头一边“骂娘”&＃xff0c;更不敢向领导提问题、提建议。最后笔记本记了一大篇&＃xff0c;回去立马开干&＃xff0c;中途领导检查才发现“离题甚远”——最怕的是过程既未检查也未汇报&＃xff0c;结果出来才知道“南辕北辙”。
作为最基层的工作的具体执行者&＃xff0c;往往只负责一个工作指令的某一部分任务&＃xff0c;但任何一部分都会影响到工作的最终完成。我觉得这其中最重要的就是“主动反馈”。让上级知道你在做什么&＃xff0c;并且给上级纠正方向的时机。
四、指令体系、信息回路和督查系统
由人为核心因素组成的组织管理体系&＃xff0c;人是最大的可变量&＃xff0c;不可能像管理计算机一样来管理组织。必须在由上至下的指令体系的同时&＃xff0c;建立由下至上的信息回路&＃xff0c;并尽可能用量化、数据化的语言使信息标准化、节点化&＃xff0c;通过专门的督查系统及时发现问题&＃xff0c;可能是有效的保障措施。
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