仔细回想自己的办公过程&＃xff0c;是不是充斥着以下烦恼&＃xff1a;
常用的功能藏在软件的各个角落&＃xff0c;找那些按钮就浪费了大半时间……
有些需求怎么都实现不了&＃xff0c;要么求助别人要么干脆“凑合一下算了”……
琐碎重复的格式设定点到自己手疼&＃xff0c;总觉得自己在用最笨的方法做复杂的事情……
本章将教会你把Word软件调整到最适合高效工作的状态&＃xff0c;让常用功能触手可及&＃xff0c;掌握一些“神奇的技巧”&＃xff0c;帮你省下一大半的工作时间&＃xff01;
1.1 缩放显示比例&＃xff1a;Ctrl &＃43; 滚轮
打开 Microsoft Office Word 2019 &＃xff0c;默认的工作界面如下
正在编辑的页面看上去太小了&＃xff0c;看得费劲&＃xff0c;有些精细化操作也不容易做到。
我们按住Ctrl键&＃xff0c;同时滑动鼠标的滚轮&＃xff0c;就能放大页面显示比例&＃xff0c;编辑更方便。
拖动右下角的缩放滚动条也能实现相同效果。缩放页面比例不会影响打印结果。
1.2 标尺&＃xff1a;从此排版又快又准
标尺可是高效排版的神器。我们先简单了解一下它的基本用法。
切换到“视图”选项卡&＃xff0c;在“显示”分组中找到“标尺”&＃xff0c;勾选以启用。
上述办法有时无法调出垂直标尺&＃xff0c;可以如下图所示&＃xff0c;点击左上角的“文件”&＃xff0c;找到“选项”&＃xff0c;在“高级”分组中勾选“在页面视图中显示垂直标尺”。
观察水平标尺&＃xff0c;其左侧有3个滑块&＃xff0c;分别控制段落的首行缩进、悬挂缩进、左缩进&＃xff1b;其右侧有1个滑块&＃xff0c;控制段落的右缩进。如下图所示。
点击你想编辑的段落的任意一处&＃xff0c;拖动标尺上的滑块&＃xff0c;可以快速调整段落的缩进。
例如&＃xff0c;我们可以调整段落的首行缩进&＃xff1a;
将鼠标指针放在悬挂缩进的滑块的尖头上&＃xff0c;拖动滑块&＃xff0c;可以调整悬挂缩进&＃xff1a;
按住Ctrl键&＃xff0c;可以同时选中多个段落&＃xff0c;批量调整它们的缩进&＃xff0c;省时省力。
如右图所示&＃xff0c;同时选中“前凉”“后凉”甚至更多的朝代&＃xff0c;拖动左缩进滑块&＃xff0c;可以让它们向左挪动&＃xff0c;甚至挪出你设置的页边距&＃xff0c;无需手动更改页边距&＃xff0c;也能突出重点内容。
标尺在批量调整段落的时候特别高效&＃xff0c;尤其是文档中有分栏内容时&＃xff0c;左右两栏的标尺各自独立存在&＃xff0c;可单独调整任何一栏的段落。
如下图所示&＃xff0c;分别调整左右两栏的段落。
PS&＃xff1a;想更加精准地调整缩进&＃xff1f;试试先按住Alt键&＃xff0c;再拖动标尺上的滑块。
1.3 导航窗格&＃xff1a;轻松调整文档结构
篇幅较长的教学资料或论文&＃xff0c;如何快速调整文档的各级内容结构&＃xff1f;
“导航窗格”是一项非常实用的功能&＃xff0c;它能帮你对文章的各级标题一目了然&＃xff0c;随意拖拽就能调整内容顺序&＃xff0c;理清文章结构。
如下图所示&＃xff0c;切换到“视图”选项卡&＃xff0c;在“显示”分组中找到“导航窗格”。
如下图所示&＃xff0c;将上图中第82题的内容直接拖拽到第80题的位置&＃xff0c;由于此文档使用了自动编号的标题样式&＃xff0c;所以它不仅内容移位&＃xff0c;编号也自动变成了“80”&＃xff0c;调整文章结构非常轻松。我们将在第二章中学习如何给样式添加自动编号的功能&＃xff0c;加倍提升效率。
1.4 快速访问工具栏&＃xff1a;常用功能触手可及
观察Word窗口顶部的蓝色工具栏&＃xff0c;仅有保存、撤销、恢复几个按钮&＃xff0c;其他地方都是空白&＃xff0c;不觉得很浪费吗&＃xff1f;
将鼠标放在你最常用的按钮上&＃xff0c;例如字体颜色、插入表格、分栏&＃xff0c;然后点击右键&＃xff0c; “添加到快速访问工具栏。
窗口顶部的快速访问工具栏就会出现你放上来的按钮&＃xff0c;不论你切换到哪个选项卡&＃xff0c;顶部的快捷按钮都是固定的&＃xff0c;触手可及&＃xff0c;常用功能不需要再到处寻找、浪费时间。
如下图所示&＃xff0c;我将自己常用的许多按钮添加到了快速访问工具栏。若想撤掉任何一个按钮&＃xff0c;右键点击它即可删除。若想批量删除多个按钮或调整它们的排列顺序&＃xff0c;点击“自定义快速访问工具栏…”即可。
1.5 显示编辑标记&＃xff1a;让排版专业起来
从网上复制或下载的教学资料、同事发来的文档&＃xff0c;总是有各种各样的排版问题&＃xff0c;但每一个问题似乎都有点不同&＃xff0c;很多地方不能用简单的“删除”来解决。自己不得不反复试错、一个个手动修正&＃xff0c;一头雾水地忙活半天&＃xff0c;特别烦恼。
其实Word对每一处用户设计的格式都用了记号进行标识&＃xff0c;通过查看这些编辑标记&＃xff0c;我们可以马上明白内容为什么是这样的排版、该如何修正&＃xff0c;以及怎样批量自动修正。
如下图所示&＃xff0c;切换到“开始”选项卡&＃xff0c;在“段落”分组中找到按钮&＃xff0c;点亮就能显示全部编辑标记。
下图所示是一片排版有问题的文字&＃xff0c;Word会默认显示每段结尾的箭头&＃xff0c;即“段落标记”。
有时候这些标记挺烦人的&＃xff0c;尤其是老师们经常会把文档中的一部分截图发给同事或家长&＃xff0c;这些箭头会影响阅读&＃xff0c;即便你关闭了“显示编辑标记”按钮&＃xff0c;它们依然会在。
想让所有编辑标记消失&＃xff0c;只需在Word选项的“显示”分组中取消全部“始终在屏幕上显示这些格式标记”的选项&＃xff0c;整篇文档显示起来干干净净。如下图所示&＃xff1a;
当然&＃xff0c;在排版的过程中&＃xff0c;编辑标记还是非常有用的&＃xff0c;让我们点亮编辑标记按钮&＃xff0c;继续本书的学习&＃xff0c;快速成为排版高手吧。
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