忽略并存在数据损坏风险_共享模式下的会计档案管理风险与对策分析

财务共享服务作为一种新型财务管理模式&＃xff0c;在给企业带来种种便利的同时&＃xff0c;也伴随着新的困难和风险。实施财务共享后&＃xff0c;企业会计资料的管理主体、交接流程、处理方式、电子会计档案等会计档案环境和管理内容发生了巨大变化&＃xff0c;共享模式下的会计档案管理&＃xff0c;既存在传统会计档案管理的困难和风险&＃xff0c;也存在着新型的电子会计档案管理的风险。

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会计资料管理主体的变化

传统模式是由企业依据纸质会计资料进行核算并整理、装订和归档保管&＃xff1b;共享模式下&＃xff0c;企业完成服务申请提报后需要将纸质会计资料移交给共享公司&＃xff0c;由共享公司对原始单据进行初审、扫描、装订、归档等操作&＃xff0c;同时负责会计档案在归还企业前的临时保管。在此期间&＃xff0c;档案管理单位和档案所有权单位分离&＃xff0c;会计档案基础工作、会计档案质量控制和责任主体发生了变化。

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会计资料管理流程的变化

会计档案管理从“企业本地管理”变为“企业—共享—企业”的模式&＃xff0c;经过寄送、签收、扫描质检、分册入库、档案移交等多个环节&＃xff0c;在处理过程中&＃xff0c;还会因会计资料不符合核算要求发生补、换、退单等操作&＃xff0c;会计资料管理流程变长、节点变多&＃xff0c;管理难度变大。

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会计资料处理方式的变化

实施财务共享后&＃xff0c;共享公司依据标准化凭证附件列表&＃xff0c;对核算所必需的会计资料进行数字化加工&＃xff0c;并依据数字化电子资料进行账务处理&＃xff0c;对其他除核算资料外的内控、审计、请示、廉洁承诺书等文书资料不再扫描&＃xff0c;直接存档保管。最终形成的电子会计档案与企业提供的纸质会计资料存在差异。

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电子会计档案的管理

国家新修订的《会计档案管理法》和《电子签名法》肯定了电子会计档案的法律效力&＃xff0c;电子会计档案得到了更为广泛的推广应用&＃xff0c;成为档案管理的重要组成部分&＃xff0c;这种新型的档案管理媒介和管理介质在管理环境、管理方式和管理流程上与传统管理模式有一定的差异&＃xff0c;对会计档案管理提出了新的要求。

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会计档案管理制度不完善 

现有的管理制度不能覆盖会计档案管理全流程&＃xff0c;在保证会计档案的安全性、完整性、真实性和机密性方面仍需不断配套完善。

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会计资料传递风险 

一是会计资料移交风险。纸质会计资料从属地向共享公司档案点转移的过程中&＃xff0c;存在会计资料中途毁损、丢失的风险。例如通过快递的方式移交会计资料&＃xff0c;快递公司有可能在运输过程中发生丢包&＃xff0c;造成会计资料丢失、毁损。

二是非标准化会计资料的管理风险。共享公司将内控、廉洁承诺书、各类工程的设计图纸等非核算必需、无需扫描的单据放在申请单后直接存档&＃xff0c;此类资料数量庞大&＃xff0c;初审人员无法逐一清点核对&＃xff0c;由于未进行电子数据化处理&＃xff0c;一旦串单、漏归&＃xff0c;查找对应业务申请将十分困难。

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电子会计档案安全风险 

在开放的网络环境下&＃xff0c;电子会计档案的数据被盗取、修改、删除和再编辑同样也变得容易起来&＃xff0c;严重危害电子会计档案数据的真实性和完整性。而且&＃xff0c;在电子会计档案利用的过程中&＃xff0c;由于各种原因&＃xff0c;其信息内容及载体是不稳定的&＃xff0c;例如硬件故障、软件故障、人为操作失误等&＃xff0c;都有可能造成电子会计档案的损坏或丢失&＃xff1b;核算系统的升级、档案管理系统的优化都有可能造成旧的电子会计档案无法正常读取的风险。

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纸质会计档案管理不规范

由于电子会计档案高效、便利的特性&＃xff0c;使得会计档案的利用更倾向于电子会计档案。2018年&＃xff0c;共享公司为上线企业提供纸质原始凭证调阅6398笔,会计档案调阅率为0.05%&＃xff0c;随着中石化电子档案系统的优化和系统集成水平的提升&＃xff0c;会计档案调阅率还会进一步降低。在这种趋势下&＃xff0c;对电子会计档案的过度依赖&＃xff0c;会使企业忽略纸质会计档案的管理&＃xff0c;在相应的管理制度、人员配备、库房配套设施上形成管理缺失。

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档案管理人员能力待提升

共享公司档案管理人员专业管理和技术力量较为薄弱&＃xff0c;会计档案信息化管理能力不强&＃xff0c;无法有效发挥专业合力&＃xff0c;影响会计档案管理水平的进一步提升。

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完善规章制度&＃xff0c;优化业务流程

共享公司应当根据相关法律法规制度&＃xff0c;结合单位实际&＃xff0c;从会计资料整个流转过程以及各个关键节点的风险防范角度制定&＃xff0c;包括单据邮寄、内部流转、档案调阅移交等相关管理制度&＃xff0c;进一步规范业务操作&＃xff0c;优化业务流程&＃xff0c;提升会计档案管理水平。

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推广会计档案区域化集中管理

由共享公司负责企业会计档案的集中管理&＃xff0c;一方面可以有效解决部分企业对纸质会计档案管理不到位的问题&＃xff1b;另一方面&＃xff0c;会计档案的区域化、集约化、规模化管理&＃xff0c;有利于发挥档案管理规模效应&＃xff0c;实现会计档案管理、制度和标准的统一&＃xff0c;提高档案管理规范化水平。

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提升档案管理人员综合素质

会计档案专业技术人员是档案管理质量和水平的决定性因素。共享公司可通过人才引进、加强业务培训等多种方式&＃xff0c;不断充实和完善会计档案管理人员的知识结构&＃xff0c;提高专业技术能力&＃xff1b;培养一批精通共享业务流程的高素质专业化档案管理人才&＃xff0c;不断提升共享公司的会计档案管理工作水平。

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提高电子会计档案安全水平

一是要做好电子会计档案管理系统的基础设施安全管理工作&＃xff0c;保证数字化处理平台满足兼容性、可升级、安全性、分级服务、自处理等功能和要求&＃xff0c;同时应签订安全和保密协议&＃xff0c;明确权责&＃xff0c;建立电子签名&＃xff0c;禁止未经授权的访问&＃xff1b;二是由于共享公司集中管理多家企业的会计档案&＃xff0c;在分配权限时&＃xff0c;要履行严格的审批手续&＃xff0c;避免被服务企业的电子会计档案泄密&＃xff1b;三是必须对数字化的电子会计档案采取多重安全保障措施&＃xff0c;建立完善电子会计档案的收集、管理、利用、保管、移交、审计等管理制度&＃xff1b;四是要建立灾后恢复的应急预案&＃xff0c;例如双备份或者多备份&＃xff0c;设置网络安全密码等。电子会计档案的安全措施是相对的&＃xff0c;没有绝对的安全。安全性越高&＃xff0c;所需要的投入也越大&＃xff0c;为保证实际工作中档案安全风险管控的经济性&＃xff0c;可以采用多级安全管控措施&＃xff0c;将电子会计档案的安全性控制到该信息资料相应的水平。

在计算机技术、网络技术高速发展的今天&＃xff0c;共享公司在会计档案管理方面要不断拓宽思路、创新发展&＃xff0c;在推进会计档案管理工作向标准化、信息化发展的过程中&＃xff0c;谨慎评估各种可能存在的风险&＃xff0c;科学合理地做好风险防范工作。