【管理心得之五十】沟通做得好不好，你说得不算

场景再现
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PM甲：喂，看你一脸沮丧的样子，怎么了？

PM乙：最新项目有近一个星期的延时。

　　今早从发起人、客户那里得到反馈是“就项目现况和进展情况要更好的交流。”

　　我就纳闷儿，周周有周报，月月有月报。项目如何发展至今，周报、月报都有详细记述。

　　我已经尽最大努力做沟通、交流，发送的项目周报、月报他们不看，反而是我一身不是。

PM甲：客户对这项目比较重视，但为什么他们不及时查看周报、月报呢？

PM乙：我也想知道……………

PM甲：是不是我们哪里做错了？或是沟通的方式方法根本就不对？

PM乙：更让我诧异的是，咱们部长也支持客户的说法，说我沟通不到位。

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本人是一菜鸟，当看到{PM乙}的遭遇时，不由自主的联想起我自己的经历。

→在发出邮件收集需求时，但得到的反馈少之又少；

→每次遇到什么课题（或是周知事项）都会以邮件的形式发送给各位高层，但得到的帮助很有限

→会同发起人（客户）共享一台服务器，发布最新的风险计划、项目新闻和当前动态等等，但也没有几个客户去看。

当被发起人（客户）告知说“我们没有有效沟通、交流”时，我第一反应便是“这种说法有失公平”。

 

在解答这个问题之前，首先先回答我两个问题：

①   周周的周报（或是月月的月报），是不是最适合你的一种沟通、交流方式，而非发起人、客户，甚至你的高层？

项目管理者的一个重要职责就是积极主动地与客户、团队及相关人员进行沟通、交流。其中周报、月报是例行的，是项目沟通的基本（或是最低要求）。

作为我个人而言，更是青睐于电子媒介，发个邮件、共享一份资料可以在分分钟内完成，供相关者查阅。但事实上，选择电子媒介更多的是考虑我个人的容易、快捷，却根本满足不了客户的实际需求。

开诚布公地说，这种以电子媒介为载体，同项目干系人沟通的方式没有错，并也得承认这是最有效，也是最重要的沟通手段之一。但并不能以此作为不与干系人进行面对面沟通、交流的借口。面对面的沟通与交流是不可被替代的。

 

②   每天早上你要处理的事有很多，当你看到数十封邮件是未打开的状态，你会怎么做？

　　多数人会选取重要的邮件先查看，同时要关注的活动并非只有项目本身，或许还有其他要事。

     发起人、客户也一样，每一天会收到大量的邮件，他们同时关注的活动也是多件。虽说项目周报、月报对他们来说很重要，但不能总认为他们能从大量的邮件中筛选出与项目相关的那些关键信息。或是一次客户拜访、或是文件签署都有可能让他们原本停留在项目周报、月报的注意力发生转移。

     当然了，这不能作为发起人、客户不理睬周报、月报的理由，他们应该确保一部分的时间和精力是在项目上的。项目经理需要让这些事情对他们更容易些，如果能有人在发起人、客户耳边“唠叨”一边，我想他们记住项目概况也会变得容易些。

 

　　中国有句熟语“光说不练假把式，光练不说傻把势”，这里同样可套用。

     {PM乙}可以同发起人、客户征求一下现在的沟通、交流方式方法是否有待于改进？什么样的沟通方式方法更有效？等等。平时多一点面对面的沟通，周报、月报可以在会面之后以备忘录补充的形式发送，想必效果会更好一些。

　　有很多项目经理有一个通病“他们习惯于同团队成员及低级别用户一起工作、沟通，感觉没有压力，很谈得来，但却不善于同高级别用户（低级别用户的BOSS）、发起人等人交流。”孰轻孰重、谁主谁次我这里不多解释，如果你想打破现在的僵局和被动，就必须改变你已有的习惯。   （←笔者我也在努力转变中）

 

 

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