标书与方案的区别与联系

一、       标书和方案
1.      标书与方案的不同
标书属于一种特殊的正式的方案，从种类的要求来讲，也应该符合方案的一般的要求，因此，上一章节提示的内容都应该满足和注意，二者还有以下的不同之处。
l  目的不同：
–  标书：赢得认可，中标。
–  方案：可完成客户的需求。
l  对象不同：
–  标书：评标人：专家…（对项目背景情况不是很了解）目前的IT评标过程一般为5个左右的专家花半天到一天的时间对投标文件进行专家评判，有的评标允许甲方参加评分，有的不允许甲方参加和评分，有的甚至不允许甲方参加，即使参加也不能发表倾向性意见。在这种情况下，没有很充分的沟通环境，一切之前的技术准备都浓缩在投标文件中了，且对象是具备评标经验但对情况未必了解的专家。
–  方案：客户（对项目背景非常了解）
l  条件不同：
–  标书：只有一次机会。标书是用户需求基本明确后选择服务商的最后机会，因此，用户的着眼点不仅在于方案的优异，更在意随中标，因此一般不会给修正的机会。
–  方案：一般可多次修正。方案的交互过程其实是一个用户明确需求的过程，需求还有待进一步斟酌的时候，一般用户会要求再次挑脚方案。
l  评定的标准不同：
–  标书：靠评标人的专家经验；观、读感综合判定。由于标书的评审是专业的评审专家或者各方人事，因此评审标准更多的是公正和没有异议，表书的正式、专业、清晰、符合要求是非常重要的。另外，标书的评分会严格按照预先设定的评分标准进行，专家的权利有限。
–  方案：客户根据实际情况加以分析判定。方案主要是甲方根据需求进行判断，这个时候的标准就比较模糊，有时候一个非常粗糙的方案，如果有过人的亮点，也会吸引用户进行重新考虑。
2.        投标书的基本要求：
l  帮助与你的标书读者沟通。从这个角度上来讲，标书是一篇针对用户需求的论文，逻辑结构和语言一定要清晰、可读。考虑到评标专家一般都具有较好的学术经验，其中很多还是教授、博导，投标的语言要针对读者的阅读习惯为好。
l  表现你整理过后的思路和想法。如果对整个方案的思路不清晰，是不能写好一个标书的。在投标之前一定要理清楚整体思路及各部分的关系，必要的头脑风暴和预评审也是需要的，以便更加清晰地表示。对于没有结论或者困惑争议的地方，不要指望能够糊弄过去，如实地分析甚至放在重要的地方重点把可能的困难和解决方案以及选择的过程描述出来，往往会增加胜算。
l  对招标书作出反应。要非常注意投标需求书的细节要求，一般甲方不会随便写出某种要求的，出现这种情况一般是甲方非常需要或者有竞争对手说服甲方提出这种需求。对于特别的、违反常规的要求尤其要注意，在标书中一定要有回应。回应的时候不要直接反驳，应该用比较委婉态度和明确的结论给出建议和意见、结论。
l  对客户需求做出反应。有很多客户的需求并没有体现在标书文件中，这个时候如果说明非常详细和具有针对性，对于评标专家是非常具有说服力的。
二、       商务投标书的主要内容：
投标书分为商务部分和技术部分，有些投标要求分为商务标书和技术标书。
1.        商务投标书的组成
l  投标的主体内容（按邀标书格式）。需要提醒的是，评标专家在现场进行评标，需要阅读大量的文字，这个时候一定要严格按照邀标书的格式进行，必要的时候要专门以不同纸张或者标签的形式进行部分区分，以便于专家在不同服务商之间进行对比。
l  投标报价及产品清单。如果邀标书给定了投标报价单，按照标准报价单进行填写，如果没有，需要仔细进行设计。一个好的报价单有助于专家进行对比和筛选，也有利于服务商进行价格谈判。比如，比较细致合理的报价就不容易被价格谈判的时候大幅度降价。另外，如果报价单比较复杂和篇幅长，需要对各部分报价进行小结、需要有一个明晰的各部分报价总计。报价单要注意核算，不要计算错误和重复、缺项，尤其是用exle进行自动计算的时候，一定要用另外的办法验算。
l  资质证明。仔细注意邀标书要求的资质证明，另外，可能的竞争对手可能提供的用户报告、资质、案例等要仔细对待；尽可能提供高于邀标文件的资质；对于联合投标，需要提供双方或者多方的资质，对于要求具有“本地服务队伍”要求的，需要提供证据文件；对于设计的产品，要提供必要的证书和文件；对于使用关联公司（例如集团公司）的资质，要特别注意法律一致性的要求。
l  项目团队介绍。项目团队的介绍要实事求是，不一定非要公司高管介入项目过程；对于团队中人员资历的介绍，要注意角色分工、年龄搭配和资质要求；要突出团队成员类似项目的成功经验。
l  公司简介。公司简介要针对性地进行缩写或者改写，将与项目密切相关的内容突出出来。
l  公司售后服务体系及培训体系简介。一般这一条比较容易和技术表述中的相应部分混淆，要非常注意放在哪个部分，如果商务部分和技术部分都需要，侧重点各是什么；往往评分标准中都有这一条，因此，应该仔细描述自己公司的项目管理、售后服务和培训体系，要符合用户的标书要求，还要符合主流的国际、国内标准。
l  设备简介。设备简介要将设备的案例、使用情况、证书等进行提交。
l  行业典型（成功）应用案例。成功案例中要特别注意将类似的项目经验放在比较前面的位置。
l  一切对本次投标有利的资料。有些单位会提交获奖证书、专利、知识产权证书、横向和纵向课题承担证明等与项目关联的证明信息。
2.        技术投标书的组成
l  标书摘要说明。摘要说明不仅仅是各个部分的概括，更应该是投标方体现自己思想的首页阐述，应该花很大的精力去重视的，也是争取专家非常重要的地方。
l  背景介绍。项目背景要从行业、用户基本情况等方面论述和解释项目的必要性及考虑，这是体现标书针对性非常重要的地方。
l  主要设计标书。项目的设计是标书的主要部分，考虑到专家未必对所牵涉的标书的技术非常清楚，这一部分的逻辑关系非常重要，应该从技术方向、产品方向、产品选型、性能价格比较等多方面进行逻辑论述，站在中立的立场上为甲方选择适合的解决方案的“示意”非常重要。
l  项目实施计划。项目实施计划要可行、符合要求。这也是经常的打分点，实施计划尽量使用专业工具（比如project）,项目管理的体系架构要非常清晰，比如ISO9000,CMM等，标书要求的资质要和项目实施的技术体系相吻合，比如资质特别要求CMM,项目管理的计划就应该根据CMM来进行计划。
l  风险控制和质量控制计划。风险控制措施要实在，质量体系要清晰和符合邀标书要求。
l  售后服务计划。售后服务计划往往是评分点，应该尽可满足邀标要求；对于重要的服务承诺和期限，应该以黑体或者表格的形式突出出来。
l  产品介绍。产品介绍应该放在不突出的地方，比如附录；产品的重要性能可以提前或者突出；必要的时候，可以将厂家的产品说明彩页裁减放进标书装订。
三、            如何设计一个漂亮的标书
1.        整体上的一般要求
l  全局观-标书各个部分自成体系又相互依托。
l  技术可行，叙述简洁明了。
l  产品清单正确。
l  目录结构清晰—（代表思路清晰）。
l  整篇文字叙述条理分明，风格统一。
l  既迎合读者心理习惯又有创新性。
例如，如果一个综合的解决方案标书需要很多部分，我们就可以再画一章各个部分的逻辑关系图并进行简要论述，便于专家评审。下图就是一个具有6个部分的标书的逻辑结构图。

2.        摘要说明
摘要说明是一个标书的整体说明，不仅仅要反映各个部分的简要内容，更要反映投标方的整体思路和思想，有时候叫做总经理摘要或者特别阐述，它包含以下内容：
l  – 标书目标：
l  – 战略建议：
l  – 注意事项：
l  – 标书优点：
l  –其他需要吸引读者眼球的东西
3.        目录结构
目录不仅仅是自动生成就可以了，更重要的是要反映整体的逻辑结构，评标专家也往往通过目录来得到标书的第一印象。一个好的目录应该反映缜密的思维和清晰的内容，专家还从中得到重要的特色和投标方的主要知识技能基本信息。因此，投标方如果整合多个厂家的方案，在目录上要重新进行融合和调整。
例子：调整前

调整后：


4.        标书编写禁忌：
l  标书中出现其他项目或其他客户名称。很多标书采用其它案例的资料，忘记了改正用户，这在评标现场非常容易被排斥和认为不认真，因此需要专人进行检查。
l  拓扑设计错误。拓扑图和逻辑图是专家评审重点关注的地方，千万不要出现结构性错误，更不要出现名称上的错误（例如很多投标方将逻辑图写成拓扑图）。图的标志要清晰，最好制图、审定人要明确标记。
l  标书叙述前后矛盾。很多标书由不同的人完成，出现前后叙述不一致一定要改正。最好安排有人在投标之前阅读统稿、安排专门的评审会议。
l  目录结构混乱，无逻辑、各自为政。
l  套话、废话太多，语言啰嗦、言之无物。这种情况很容易出现在摘抄网络上的信息的时候，应予以注意。
l  遣词造句，用语不当。错别字是小事，但很容易引起专家反感，尤其在摘要、重要场所和多次出现的时候。