目录

1&＃xff0e;报表的结构

2&＃xff0e;报表中各个节的功能

    3&＃xff0e;报表设计工具选项卡

  4&＃xff0e;页面设置

    5&＃xff0e;使用报表设计视图创建报表

    6&＃xff0e;制作表格式报表

    7&＃xff0e;为报袁添加页码

    8&＃xff0e;为报表添加当前日期和时间

1&＃xff0e;报表的结构

在报表的设计视图中&＃xff0c;可以展现出报表的结构&＃xff0c;报表是按节来设计的&＃xff0c;这点与窗体相同。报表的结构包括主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚5部分&＃xff0c;每个部分称为报表的一个节。除此之外&＃xff0c;在报表的结构中&＃xff0c;还包括组页眉和组页脚节&＃xff0c;它们被称为子节。这是因为在报表中&＃xff0c;对数据分组而产生的&＃xff0e;报表的主要结构虽然与窗体相同&＃xff0c;但是微观结构上比窗体要复杂得多。这种复杂性主要表现在组页眉和组页脚节上。组页眉和组页脚节均位于主体节的外部。按照数据的分组关系&＃xff0c;组中还可以嵌套组。

2&＃xff0e;报表中各个节的功能

    报表中的每一节都有其特定的功能&＃xff0c;而且按照一定的顺序打印在报表上。若要创建有用的报表&＃xff0c;需要了解每一节的作用
    (1)主体&＃xff1a;是整个报表的杨潴瞄分j在报表中要显示的数据源中的记录都放在主体节中。
    (2)报表页眉&＃xff1a;报表页眉中的数据在整个报表中只出现一次。它只出现在报表第一页的页面页眉的上方&＃xff0c;用于显示报表的标题、图形或报表用途等说明性文字&＃xff0c;通常报表的封面放在报表页眉节中。
    (3)报表页脚&＃xff1a;是整个报表的页脚&＃xff0c;出现在报表最后一页的页面页脚的位置&＃xff0c;即每个报表只有一个报表页脚。报表页脚主要用来显示报表总计等信息。
    (4)页面页眉&＃xff1a;显示和打印在报表每一页的顶部&＃xff0c;每一页都会出现&＃xff0c;可以用来显示报表的标题&＃xff0c;在表格式报表中用来显示报表每一列的标题或用户要在每一页上方显示的内容。
    (5)页面页脚&＃xff1a;显示和打印在报表每一页的底部&＃xff0c;用来显示日期、页码、制作者和审核人等信息要在每一页下方显示的内容。
    (6)组页眉&＃xff1a;在分组报表中&＃xff0c;显示在每一组开始的位置&＃xff0c;’主要用来显示报表的分组信息。
    (7)组页脚&＃xff1a;用来显示报表的分组信息&＃xff0c;但它显示在每组结束的位置。主要用来显示
报表分组总计等信息。

    3&＃xff0e;报表设计工具选项卡

    当打开报表设计视图后&＃xff0c;功能区上出现“报表设计工具”选项卡及其下一级“设计”、“排列”、  “格式”和“页面设置”子选项卡。
    (1)“设计”选项卡
    在‘‘设计”选项卡中&＃xff0c;除了“分组和汇总”组外&＃xff0c;其他都与窗体的设计选项卡相同。
    (2)“排列”选项卡
    “排列”选项卡的组完全与窗体的“排列”选项卡相同&＃xff0c;而且组中的按钮也完全相同。
    (3)“格式”选项卡
    “格式”选项卡的组也完全与窗体的格式选项卡相同。
    (4)“页面设置”选项卡
    “页面设置”选项卡是报表独有的选项卡&＃xff0c;这个选项卡包含“页面大小”和“页面布局”两个组&＃xff0c;用来对报表页面进行纸张大小、边距、方向列进行设置。

  4&＃xff0e;页面设置

  创建报表的目的是把数据打印输出到纸张上&＃xff0c;因此设置纸张大小和页面布局是必不可少的工作。为了提高工作效率&＃xff0c;最好在报表创建之前进行设置。Access中报表的纸张大小和页面布局都有默认设置&＃xff0c;其纸张是A4纸。页边距除了三种固定的格式之外&＃xff0c;还允许自定义&＃xff0e;对于数据列比较少&＃xff0c;而且要求不复杂的报表&＃xff0c;采用默认的页面设置、默认的纸张大小即可。但是对于数据列比较多&＃xff0c;或者要求比较复杂的报表&＃xff0c;则需要开发人员进行详细地设置。
    页面设置通常是在“页面设置”选项卡中进行&＃xff0c;此外也可以在打印预览中进行。报表页面设置主要包括设置边距、纸张大小、打印方向、页眉、页脚样式等&＃xff0e;页面设置的操作步骤如下&＃xff1a;
    ( 1)在数据库窗口中&＃xff0c;单击“页面设置”选项卡。
    (2)在“页面大小"组中&＃xff0c;单击“纸张大小力按钮的下拉箭头&＃xff0c;打开“纸张大小”列表框&＃xff0c;列表中共列出21种纸张。用户可以从中选择合适的纸张。
    (3)单击“页边距”按钮的下拉箭头&＃xff0c;打开“页边距”列表框&＃xff0c;根据需要选择一种页边距&＃xff0c;即可完成页边距的设置。
    (4)在“页面布局”组中&＃xff0c;单击“纵向”和“横向”按钮可以设置打印纸的方向&＃xff0c;单击“列”按钮&＃xff0c;打开“页面设置”、对话框&＃xff0c;在“列”选项卡中&＃xff0c;可以设置在打印纸上输入的列数。
    完成页面设置后&＃xff0c;可以创建报表了&＃xff0c;可在设计视图中创建报表。当然在创建报表后&＃xff0c;如果发现页面的设置还不符合要求&＃xff0c;可以在“打印预览”视图中继续进行设置。

    5&＃xff0e;使用报表设计视图创建报表

    对于简单报表&＃xff0c;通常是使用报表向导和报表工具进行创建。对于复杂的报表&＃xff0c;可以使用报表向导创建后进行修改&＃xff08;这是效率最高的方式&＃xff09;&＃xff0c;或者直接在设计视图进行创建。
    例   以“学生选课查询”为数据源&＃xff0c;在报表设计视图中创建“学生选课信息报表”&＃xff0c;操作步骤如下&＃xff1a;
    (1)打开“教学管理”数据库&＃xff0c;在“创建”选项卡的“报表”组中&＃xff0c;单击“报表设计”按钮&＃xff0c;打开报表设计视图&＃xff0c;这时报表的页面页眉&＃xff0f;页脚和主体节同时都出现&＃xff0c;这点与窗体不同。
    (2)在报表设计视图中&＃xff0c;单击左上角的“报表选择器”按钮&＃xff0c;打开报表“属性表”窗口&＃xff0c;在“数据”选项卡中&＃xff0c;单击“记录源”属性右侧的下拉列表&＃xff0c;从中选择“学生选课查询”。

    (3)在“设计”选项卡的“工具”分组中&＃xff0c;单击“添加现有字段”按钮&＃xff0c;打开“字段列表”窗格&＃xff0c;并显示相关字段列表。

    (4)在“字段列表”窗格中&＃xff0c;把“学号”、  “姓名”、  “课程名”、  “课程性质”、“课程类别”和“学分”字段&＃xff0c;拖到主体节中。

    (5)在快速工具栏上&＃xff0c;单击“保存”按钮&＃xff0c;以“学生选课信息”为名称保存报表。报表设计的结果。但是这个报表设计不太美观&＃xff0c;需要进一步修饰和美化。

    6&＃xff0e;制作表格式报表

    我国各类办公工作习惯于使用表格式报表&＃xff0c;Access 2010提供了创建表格式报表的功能&＃xff0c;使用它可以快速地创建出表格式报表。
    例    以“学生选课信息”报表为例&＃xff0c;修改报表布局&＃xff0c;样式为表格式&＃xff0c;操作步骤如下&＃xff1a;
    ( 1)打开“学生选课信息”报表切换到设计视图&＃xff0c;选择所有字段&＃xff0c;在“排列”选项卡的“表格”组中&＃xff0c;单击“表格“按钮&＃xff0c;报表的布局发生变化&＃xff0c;字段附加标签移到页面页眉节处&＃xff0c;附加标签和字段上下一一对齐成为表格形式&＃xff08;实际表格形式需要在预览视图中才能看到&＃xff09;。

    (2)在”页面页眉”节中&＃xff0c;拖动左上角的控制符&＃xff0c;把所有字段沿水平方向向左拖动到左边框处。
    (3)选中“课程性质”列&＃xff0c;把鼠标放在边框&＃xff0c;当光标变成水平的左右箭头时&＃xff0c;向左拖动光标&＃xff0c;使列宽度变窄。用同样的方法&＃xff0c;依次修改“课程类别”&＃xff0c;  “学分”和“姓名”列的宽度。
    (4)向上拖动主体节分节符&＃xff0c;使主体节分节符紧靠在页面页眉的附加标签的下面。
    (5)选中主体节中所有字段&＃xff0c;向上拖动到主体节分节符的下沿。
    (6)把页面页脚节分节符向上拖动到主体节的下沿处&＃xff0c;缩小报表页面宽度到适当大小。
    (7)在“设计”选项卡的“页眉/页脚”组中&＃xff0c;单击“标题”&＃xff0c;调整报表标题到标签的居中位置。
    (8)在“设计”选项卡的“控件”组中&＃xff0c;单击“直线”按钮&＃xff0c;在“页面页眉”节中&＃xff0c;在标题控件的下方添加一条水平直线。
技巧&＃xff1a;为了保证直线水平和垂直&＃xff0c;在画直线时再按住“Shift键。
    (9)双击直线&＃xff0c;打开“属性表”&＃xff0c;单击“边框颜色”右侧的固按钮&＃xff0c;打开“调色板”&＃xff0c;选中“着色 2, 深色 50%”。
    (10)在属性表里设置直线的“边框宽度”为“2Pt”&＃xff0c;并设置标题居中。
    (11)选中所有的字段包括附加标签&＃xff0c;打开属性表&＃xff0c;设置“边框样式”为“透明”。
    (12)保持选中所有的字段不变&＃xff0c;在“排列”选项卡的“表”组中&＃xff0c;单击“网格线”按钮&＃xff0c;在打开的下拉列表中&＃xff0c;单击“垂直和水平”按钮。
    (13)修改后在报表预览视图中看到结果&＃xff0c;如图7.35所示。

    可以看出Access 2010制作表格与Word样快捷方便。

    7&＃xff0e;为报袁添加页码

    当报表页数比较多时&＃xff0c;需要在报表中添加页码。在报表中添加页码的操作步骤如下&＃xff1a;
    (1)打开要添加页码的报表&＃xff0c;切换到“设计视图”或者“布局视图”。
    (2)在“设计”选项卡的“页眉&＃xff0f;页脚”组中&＃xff0c;单击“页码“按钮&＃xff0c;打开“页码”对话框&＃xff0c;选择页码的位置及格式&＃xff0c;然后单击“确定”按钮。

    8&＃xff0e;为报表添加当前日期和时间

    在报表中添加当前日期和时间有助于用户清楚报表输出信息的时间。在报表中添加日期和时间的操作步骤如下&＃xff1a;
    (1)打开要添加当前日期和时间的报表&＃xff0c;切换到“设计视图”或“布局视图”。
    (2)在“设计”选项卡的“页眉&＃xff0f;页脚”组中&＃xff0c;单击“日期和时间”按钮&＃xff0c;打开“日期和时间”对话框。

    (3)根据需要选择日期或时问的显示格式&＃xff0c;然后单击“确定”按钮。