[摘录]高效人士七习惯—自我管理原则

习惯三：要事第一 ——自我管理的原则
有效管理是掌握重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。
由领导决定什么是重点后，再靠自制力来掌握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动所左右。
重要之事绝不可受芝麻绿豆小事牵绊。——歌德

习惯三：要事第一。
这个习惯落实了前两个习惯，在日常生活中，随时随地展现出积极主动与确立目标的功夫。要事第一是通过独立意志懂得发挥，建立以原则为重心的处事态度，进而达到有效的自我管理。 前面已强调，管理不同于领导。领导是力道十足的右脑活动，有某种哲学为基础而更近乎艺术，讲究的是关于人生目标、使命等大道理。
不过大方向确定之后，应落实于日常生活，此时管理就显得异常重要。管理是分析、推理、规则、应用等左脑所擅长的活动。个人格言是：左脑管理，右脑领导。

独立意志：有效管理的先决条件
除了自我意识、良知与想象力之外，真正使用有效管理成为可能的是人类的第四天赋——独立意志。有了它，人类得以做各种抉择，并依据这些抉择行事。因此独立意志是有效自我管理的先决条件。
独立意志具有不可思议的力量，屡屡创造奇迹。不过对一般人而言，如何在日常每个决定中发挥独立意志，才是最重要的课题。
独立意志的强弱，可由自制力——是否言出必行、言行一致、一见出段瑞，因此自制力是一项极为重要的品格。
有效管理是掌握重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后，再靠自制力来掌握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动所左右。
自制力一词来源于信徒，他们信奉一种哲学，一套原则或价值观，信奉一个压倒一切的目标或代表这个目标的人。换句话说，自制力来自内部，那是独立意志的作用。你是你自己内在价值观的信徒，具有让感情、冲动和情绪服从于价值观的意志和品德。
葛雷所著《成功的共通性》寻找所有成功者共通的秘诀。他说：成功者能为失败者所不能为，纵使并非心甘情愿，但为了理想与目标，仍可以凭毅力克服心理障碍。
强烈的进取心可使人勉为其难，排除不急之务的牵绊。

四代时间管理理论的演进
习惯三触及许多人生管理与时间管理的问题，研究多年的心得是：如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时间管理的精髓所在。
有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。
1、第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。
2、第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。
3、第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。
这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩的死死地，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的事件管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。
4、第四代理论，与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

别让琐务牵着鼻子走
按新一代个人管理理论，将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。急迫性是指必须立即处理的。急迫之事通常都显而易见，推脱不得，也可能较讨好、有趣，去不一定很重要。
重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。
第一类事务既急迫又重要，人生在世，无法避免。
危机处理专家或有截稿压力的文字工作者，更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动，终有被问题淹没的一天。他们唯一的逃避之道，便是做些无关紧要的活动(第四类),至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛诸脑后。
也有人把大部分时间，浪费在急迫但不重要(第三类)的事务上，误以为愈急迫就愈重要。其实，急迫之事往往对别人而非对自己很重要。只重视第三、四类事务的人，拥有的并非有意义、负责人的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事，对这一类要务也尽量节制，以投入更多时间于重要但眼前尚不急迫之事(第二类),才是个人管理之论。
第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。
人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。相反的，真正有效能的人，急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会燃眉之急，但总设法将至最低。
因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇与企业负责人，只要能确定自己的第二类要务，而且即知即行，一样可以事半功倍。
用时间管理的行话说，这就做柏拉图原则——以20%的活动取得80%的成果。

勇敢说“不”
若要集中精力于当急的要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。 在训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。
常问受训人员：你的缺点在于——
1、无法辨别事务重要与否？
2、无力或不愿有条不紊的行事？
3、缺乏坚持以上原则的自制力？
答案多半是缺乏自制力，我却不以为然。我认为，那是“确立目标”的功夫还不到家使然。而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。
这种人十分普遍。他们能够掌握重点，也有足够的自制力，却不是以原则为生活重心，又缺乏个人使命宣言。由于欠缺适当的指引，他们不知究竟所为何来。
以配偶或金钱、朋友、享乐等为重心，容易受第一与第三类事务羁绊。至于自我中心者难免被情绪冲动所误导，陷溺于能博人好感的第三类活动，以及可逃避现实的第四类事务。
这些诱惑往往不是独立意志所能克服，只有似乎至诚的信念与目标，才能够产生坚定说“不”的勇气。

集大成的时间管理理论
第一代的时间管理论丝毫没有“优先”的观念。
固然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此，所完成的只是必要而非重要的事。 然而好此道者不在少数，因为阻力最少，痛苦与压力也最少。更何况，根据外在要求与规律行事，容易推卸责任。这类经理人缺乏效率，缺乏自制力与自尊。
第二代经理人自制力增强了，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。
第三代经理人则大有进步，讲究理清价值观与认定目标。可惜，拘泥于逐日规划行事，视野不够开阔，难免因小失大。
第一、三类事务往往占去所有的时间，这是第三代理论最严重的缺失。 不过以上三代理论的演进，仍有可资借鉴的地方。
第四代理论便在就有基础上，开创新局面。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；强调产出与产能齐头并进，着重第二类事务的完成。

管理方法六标准
有效的个人管理方法须符合以下标准：
1、一致：个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制力之间，应和谐一致。
2、平衡：管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。
3、有重心：理想的管理方法会鼓励并协助你，着重虽不紧迫却极重要的事。
最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7天中，每天各有不同的优先标的，但基本上7日一体，相互呼应。如此安排人生，秘诀在于不要就日程表订定优先顺序，应就事件本身的重要性来安排行事历。
4、重人性：个人管理的重点在于人，不在事。
行事固然要讲求效率，但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率，迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行，并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。
5、能变通：管理方法应为人所用，不可一成不变，视个人作风与需要而调整。
6、携带方便：管理工具必须便于携带，随时可供参考修正。

个人管理四步骤
有效的个人管理可分为四个步骤：
1、确定角色。
首先，写下个人认为重要的角色。如果不曾认真的考虑这个问题，就把这时闪过脑际的角色逐一写下。不必想的太严肃，只需考虑未来一周中应该扮演的角色即可。
2、选择目标。
其实，为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个中重要成果，列入目标栏中。 这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联，至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言，也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中，务必有一些真正重要但不急迫的事。
3、安排进度。
现在，根据上面所列目标，安排未来7天的行程。比方说，目标之一是完成个人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(成一周中对你最有意义或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。
每个目标都可当做某一天的第一要务，更理想的是当做特殊的约会，全力以赴。对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨，凡是符合个人目标的加以保留，否则便取消或更改时间。
4、逐日调整。
每天早晨依据行事历，安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事，在此可以派上用场，使事情井然有序，不致因小失大。

执行程序
第三个习惯重在身体力行，就仿佛程序设计员设计出程序后，计算机必须加以执行。
顺从别人的意愿，完成他人眼中的要务，或无牵无挂的享受既不紧张又不重要的活动，岂不轻松愉快？至于执行自己依理性原则设计出的程序，则或多或少考验着自制力，此时就得靠诚心正意的修养功夫，坚定意志。
俗话说：“天有不测风云，人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事历，必要时仍须有所更动。只要把握原则，任何调整都心安理得。
其实挫折多来自有所期望，而这期望反映的却是社会价值观，不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感，可以依靠习惯二——以终为始。
第四代个人管理理论的特点，在于承认人比事更重要。而芸芸众生中，首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是：强调以原则为重心，以良知为导向，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。

高效能的秘诀——授权
授权是提高效能或效能的秘诀之一，可惜一般人多吝于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。
其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力从事更高层次的活动。因此，授权代表成长，不但是个人，也是团体的成长。已故名企业家潘尼曾表示，他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独立难撑大局之后，他毅然决然放手让别人去做，结果造就了无数商店、个人的成长与发展。
由此可见，授权也与公众的成功有关，这一点留待第六章加以讨论。此外专论授权与个人管理技巧的关系。授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。反之，管理者注重建立制度，然后汇集群力共同完成工作。
两种类型的授权
授权依型态可分为两种，一是“下达指令”型，一是“充分信任”型。
1、下达指令。
放不开手的管理者坚持一个人独挑大梁，属下唯命是从，即不做任何决策、不负任何责任。下达指令式授权，必须亦步亦趋的监督。这种方式常被采用，但成效如何呢？有多少人能够如此事无巨细的管理属下呢？
2、充分信任。
充分信任型的授权，才是有效的管理之道。这种方式注重的是结果，不是过程。获授权者可自行决定如何完成任务，并对结果负责。起初，也许会比较费时，但绝对值得。 充分信任型授权必须双方对以下事项，有足够的默契与共识：
<1>.预期的成果：管理与被管理的一方必须对预期的结果与时限进行沟通，宁可多花时间讨论，确定彼此认知无误。讨论重点在成果，不在手段。
<2>.应遵守的规范：授权有一定的限度，所以必须加以规范，但切忌太多，约束太多。然而也不可过度放任，以致违背了原则。对可能出现的难题与障碍，应事先告知对方，避免无谓的摸索。
<3>.可用的资源：双方确定可用的人力、物力、财力、技术或其他资源。
<4>.责任的归属：约定考核的标准及次数。
<5>.明确的奖惩：依据考核结果订定赏罚，包括金钱报酬、精神奖励与职务调整等等。
信任可以激发最强烈的动机，使人全力以赴，但需要时间与耐心。唯有经过相当的训练与陶冶，才能培养足够的能力，不致于有辱使命。相信善于授权可以收事半功倍之效，且对双方都有益处。不过授权者必须真心诚意以管理为出发点，而不是只求效果。至于获授权的人，既拥有自主权，也就无从推诿，唯有竭力达成目标，不负所托。
授权的大原则不变，权限却因人而异。对于不够成熟的人，目标不必定得太高，指示要详尽，并且充分提供资源；监督考核则较频繁，奖惩也更直接。对成熟的人，可分配挑战性高的任务，请间指示，减少监督考核的次数，考评标准则较为抽象。成功的授权是有效管理的表征，重要性可想而知。

立即行动
1、找出一件一直为你所忽略，但是会对个人或事业产生重大影响的事，写下来作为近期目标。
2、根据表五-1估计自己花在这四类事务上的时间，然后连续3天记录行事历，每15分钟为1单位，验证估计正确与否你是否满意自己运用时间的方式？有没有应当改弦更张之处。
3、列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动。
4、规划下一周的活动，依据不同的角色设定目标，再把目标转化成行动，列入行事历。一周之后，检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚定？
5、下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。
6、设计合用的表格，可参考本书范例。
7、阅读附录二的实例。  

公众的成功：从独立到互赖

第六章 你不是一座孤岛
所谓情感账务，储存的是增进人际关系不可或缺的“信赖”，也就是他人与你相处时的一分“安全感”。
能够增加感情账户存款的，是礼貌、诚实、仁慈与信用。
反之，粗鲁、轻蔑、威逼与失信等等，会降低感情账户的余额，到最后甚至透支，人际关系就得拉警报了。
友谊不可缺少信任，信任不可缺少诚信。——约翰逊
个人独立不代表真正的成功，圆满人生还须追求公众的成功。不过，群体的互赖关系须以个人真正的独立为先决条件，想要抄近路是办不到的。

认识你自己
这是一个很重要的观念——良好人际关系的基础是自制与自知之明。有人说，爱人之前，必须先爱自己。此言果然不虚，但是更强调人贵知己。了解自我才懂得分寸，也才能真正爱护自己。
所以说，独立是互赖的基础。缺乏独立人格，却一味玩弄人际关系的技巧，纵使得逞一时，也不过是运气罢了。处顺境之中，还可任你为所欲为。但天有不测风云，一旦面临逆境，技巧便不可靠了。
维系人与人之间的情谊，最要紧的不在于言语或行为，而在于本性。言不由衷、虚伪造作的表面功夫很快就会被识破，如此将何以建立圆满的互赖关系？由此可见，修身是公众成功的基础。完成修身的功夫后，再向前看，面前又是一片崭新的领域。良好的互赖关系可以使人享有深厚丰富的情感交流，不断跃进的成长以及为社会服务奉献的机会。
不过，这也是最容易带来痛苦与挫折的领域，横亘在眼前的障碍纷至沓来，令人疲于应付。个人生活的缺失，比如浑浑噩噩、漫无目标，只会在偶尔刺激一下时，使你于心难安，而思有所振作，但很快就习以为常、视若无睹了。
人际关系的挫折就不这么单纯了。它所带来的痛苦，往往十分剧烈，令人无所遁形无怪乎各种标榜速效的人际关系成功术，盛行一时，只可惜强调表面工夫的权术只能治标，不能治本。
这里，再借用鹅生金蛋的比喻来说明。鹅——良好的互赖关系，会生出完美的金蛋——团队合作、开诚布公、积极互动以及高效能。为使鹅能够不断生金蛋，就得悉心呵护，习惯四、五、六即着眼于此。其次，我们再以“情感账户”作比喻，解析人际关系中，产出与产能平衡的原理。

为感情开个账户
众所周知，在银行里开个账户，就可以储蓄以备不时之需。所谓感情账户，储存的是增进人际关系不可或缺的“信赖”，也就是他人与你相处的一分“安全感”。
能够增加感情账户存款的，是礼貌、诚实、仁慈与信用。这使别人对你更加信赖，必要时能发挥相当作用，甚至犯了错误也可以用这笔储蓄来弥补。有了信赖，即使拙于言辞，也不致于开罪于人，因为对方不会误解你的用意。所以信赖可带来轻松、直接且有效的沟通。
反之，粗鲁、轻蔑、威逼与失信等等，会降低感情账户的余额，到最后甚至透支，人际关系就得拉警报了。这就仿佛走在布满地雷的战场上，一言一行都步步为营。为求自保，不得不玩弄权术，以致人人神经紧张，许多家庭、团体都充斥着这种现象。
愈是持久的关系，愈需要不断的储蓄。由于彼此都有所期待，原有的信赖很容易枯萎。你是否有过这种经验，偶尔与老同学相遇，即使多年未见，仍可立刻重拾往日友谊，毫无生疏之感，那是因为过去累计的感情仍在。但经常接触的人就必须时时投资，否则突然间发生透支，会令人措手不及。

存入六种感情存款
在感情账户里，可存入六种主要存款：
1、理解别人。
理解别人是一切感情的基础。人如其面，各有所好。同一种行为，施行于某甲身上或许能增进感情，换了某乙，效果便可能完全相反。因此只有了解并真心接纳对方的好恶，才可以增进彼此的关系。
一般人总习惯于以己之心，度人之腹，以为自己的需要与好恶，别人也会有同感。待人处事若以此为出发点，一旦得不到良好的回应，便武断的认为是对方不知好歹，而不愿再付出。
所谓“己所不欲勿施于人”。表面上看来，似乎是说，己所不欲便要施于人。但我认为，这句话的真谛在于——要想被人理解，就得先理解别人。
2、注意小节。
一些看似无关紧要的小节，如疏忽礼貌，不经意的失言，其实最能消耗感情账户的存款。在人际关系中，最重要的正是这些小事。原来，人的内心是如此敏感、脆弱。不分男女老少，不分贫贱富贵，即使外表再坚强无情，内心仍有着细腻脆弱的情感。
3、信守承诺。
守信是一大笔收入，背信则是庞大支出，代价往往超出其他任何过失。一次严重的失信使人信誉扫地，再难建立起良好的互赖关系。 因此，为人父母，我要求自己决不轻易对子女许诺。即使不得不如此，事先一定尽量考虑所有可能发生的变数与状况，避免食言。唯有守信才能赢得子女的信赖，唯有信赖，才能让子女在关键时刻听从你的意见。
当然，偶尔也会有人力无法控制的意外发生。不过就算客观环境不允许，我依然尽力实践诺言，知其不可而为之，因为我重承诺。否则我也会详细说明原委，请对方对我收回承诺。
4、阐明期望。
假设你与上司对于该由谁写工作鉴定有分歧，想像一下你可能遇到的麻烦吧！对目标的期望不明确也会影响交流，削弱信任。
几乎所有人际关系的问题，都源于彼此对角色与目标的认识不清，甚至相互冲突所致。所以，不论在办公室交代工作，或在家分配子女家务，都是愈明确愈好，以免产生误会、失望与猜忌。对切身相关的人，我们总会有所期待，却误以为不必明白相告。
坦诚相待有时需要相当的勇气；逃避问题，但愿船到桥头自然直，反倒来得轻松。但就长远看，慎重始终胜过事后懊悔莫及。
5、诚恳正直。
诚恳正直可赢得信任，是一项重要存款。反之，已有的建树也会因行为不检而被抹杀。一个人尽管善解人意，不忽视小节，守信，有不辜负期望；可是行为不诚恳就足以使情感账户出现赤字。背后不道人短，是诚恳正直的最佳表现。在人后依然保持尊重之心，可以赢得在场者的信任。
诚恳正直其实并不难做到，只要对所有人保持相同原则，一视同仁即可。纵使起初并非人人都能接受这种作风，因为在人后闲言闲语，臧否人物，是人的通病；不同流合污，反而显得格格不入。还在路遥知马力日久见人心，诚恳坦荡终会赢得信任。
6、勇于道歉。
向感情银行提款时，应用于道歉。发乎至诚的歉意足以化敌为友。例如：“是我不对。”；“我对你不够尊重，十分抱歉。”；“在别人面前令你下不了台，虽然是无心之过，可是也不应该，我想你道歉”。
这种勇气并非人人具备，只有坚定自持、深具安全感的人能够做到。缺乏自信的人唯恐道歉会显得软弱，让自己受伤害，使别人得寸进尺。还不如把过错归咎于人，反而更容易些。有句名言说：“弱智才会残忍，只有强者懂得温柔。”
由衷的歉意是正数，但习以为常就会被视为言不由衷，变成负数。一般人可以容忍错误，因为错误通常是无心之过。但动机不良，或企图文过饰非，就不会获得宽恕。

无条件的爱
无私的爱可以给人安全感与自信心，鼓励个人肯定自我，追求成长，由于不附带任何条件，没有任何牵绊，被爱者得以用自己的方式检验人生种种美好的境界。不过，无条件的付出并不代表软弱。我们依然有原则、有限度、有是非观念，只是无损于爱心。
有条件的爱，往往会引起被爱者的反抗心理，为证明自己的独立，不惜为反对而反对。其实这种行为更显现出不成熟的心理，表示你仍受制于人。前面说过，以敌人为生活重心，乃是生活在对方的阴影下。

一对一的人际关系
前联合国秘书长哈马舍尔德曾说过一句发人深省的名言：为一个人完全奉献自己，胜过为拯救全世界而拼命。
我认为此话的涵义是，一个人尽管在“外务”上多么了不起，却不见得能与妻子儿女或同事相处融洽。因为为群体服务，远不及建立私人关系需要更多人格修养。
高层领导阶层不和的现象在各机关都十分常见：合伙人明争暗斗，董事长与总经理互相拆台......纵使事业做得再大，却解决不了切身问题。可见人际关系愈亲密，愈是维护不易。
我们截然不同的管理风格，令全公司无所适从，但我们终于承认问题的存在。经过了数次沟通，把问题摊在桌面上讨论，并一一加以解决。事后我们反而成了知己，而且合作无间。
由此可见，一对一的关系是人生最基本的要素，有赖高尚的人格来维系，光是管理众人之事的技巧不足以为功。

问题的反面是契机
这次经验也让我学得另一个重要观念，亦即面对问题的态度。为了逃避问题，避免冲突，我蹉跎了不下数月。事实却证明，问题反而是促进和谐的契机。因此，我认为在互赖关系中，问题就代表机会——增加感情账户存款的机会。
父母把子女的问题视作增进亲情的机会，就不会觉得烦躁厌恶。同理，企业界重视顾客的问题，就能赢得客户的忠诚，有一家连锁百货公司就是因此成功的。不论何时，只要顾客有意见，即使再微不足道，都被视为争取老主顾的良机。店员热忱的服务，务必令顾客满意为止，无怪乎这家连锁百货公司根本不担心顾客被别家抢走。
建立了感情账户的观念之后，让我们再进一步认识圆满人际关系所不可或缺的一些习惯，即成功的与他人合作的习惯。